5.8. Formato condicional

5.8. Formato condicional

El formato condicional permite responder visualmente preguntas específicas sobre los datos.

El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de condiciones (o criterios). Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condición; si la condición es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condición.

 Descarga de ejercicios planteados de Formato condicional Descarga de ejercicios resueltos de Formato condicional

5.8.1. Reglas de los valores

 Los valores a evaluar para aplicarles un formato condicional deben cumplir las siguientes condiciones:

  • Porcentaje.  Los valores válidos son del 0 (cero) al 100. No escribas un signo de porcentaje.
  • Percentil.  Los valores de percentiles válidos son del 0 (cero) al 100.
  • Fórmula.  La fórmula se inicia con un signo igual (=). Las fórmulas no válidas harán que no se aplique ningún formato. Se recomienda probar la fórmula para asegurarse de que no devuelve ningún valor de error.

  

5.8.2. Formato condicional: Resaltar reglas de celdas

Para encontrar más fácilmente celdas específicas dentro de un rango de celdas, puedes aplicar formato a dichas celdas específicas basándose en un operador de comparación.

 

5.8.2.1. Elegir de la galería

        1 ► Selecciona una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.

        2 ► En el grupo Estilo de la pestaña Inicio, haz clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuación, haz clic en Resaltar reglas de celdas.

        3 ► Selecciona  el comando que deseas, como Entre, Igual a texto que contiene o Una fecha.

        4 ► Escribe  los valores que desees utilizar  y, a continuación, selecciona un formato.

 

5.8.2.2. Más reglas

        1 ► Selecciona  una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.

        2 ► En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haz clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación  Resaltar reglas de celdas, haz clic sobre el comando Más reglas…

        3 ► Aparece el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

        4 ► En Seleccionar un tipo de regla, haz clic en Dar formato a todas las celdas según sus valores (opción predeterminada).

        5 ► En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Dar formato únicamente a las celdas con, Los procedimientos son los siguientes:

               o    Aplicar formato por número, fecha u hora    Selecciona Valor de la celda, selecciona un operador de comparación y, a continuación, escribe un número, fecha u hora.

               o    Aplicar formato por texto    Selecciona Texto específico, elige un operador de comparación y a continuación escribe texto.

               o    También  puedes escribir una fórmula que devuelva texto.

               o    Si escribes una fórmula, que inicias con un signo igual (=). Las fórmulas no válidas hacen que no se aplique ningún formato. Se recomienda probar la fórmula para asegurarse de que no devuelve ningún valor de error.

        6 ► Para especifica un formato, haz clic en Formato.

7 ► Selecciona el número, fuente, borde o formato de relleno que se  deseas aplicar cuando el valor de la celda cumple la condición y, a continuación, haz clic en Aceptar

 Resaltar reglas de celdas

 

5.8.3. Formato condicional: Reglas superiores e inferiores

Se pueden buscar los valores más altos y más bajos en un rango de celdas según un valor de corte que se especifique.

5.8.3.1. Elegir de la galería

       1 ► Selecciona una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.

       2 ► En el grupo Estilo de la pestaña Inicio, haz clic en la flecha junto a Formato condicional y a continuación haz clic en Reglas superiores e inferiores.

       3 ► Selecciona el comando que desees, como 10 elementos superiores o 10% inferiores.

       4 ► Escribe los valores que desees utilizar y, a continuación, selecciona  un formato.

5.8.3.2. Más reglas

       1 ► Selecciona una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.

       2 ► En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haz clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación  Reglas superiores e inferiores, clic sobre el comando Más reglas…

       3 ► Aparece el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

       4 ► En Seleccionar un tipo de regla, haz clic en Dar formato a todas las celdas según sus valores (opción predeterminada).

       5 ► En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Aplicar formato a los valores que están en el rango en, seleccionar Superior o Inferior.

       6 ► Para especificar un formato, haz clic en Formato.

       7 ► Selecciona el número, fuente, borde o formato de relleno que  deseas aplicar cuando el valor de la celda cumple la condición y, a continuación, haz clic en Aceptar

  Reglas superiores e inferiores

 

5.8.4. Formato condicional: barra de datos

Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relación a las demás. La longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra más grande representa un valor más alto y una barra más corta representa un valor más bajo.

5.8.4.1. Elegir de la galería

       1 ► Selecciona una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.

       2 ► En el grupo Estilo de la pestaña Inicio, haz clic en la flecha junto a Formato condicional, haz clic en Barras de datos y a continuación selecciona un icono de la barra de datos.

Ejemplo barra de datos

5.8.4.2. Más reglas

       1 ► Selecciona  una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.

       2 ► En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haz clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación  Barras de datos, haz clic sobre el comando Más reglas…

       3 ► Aparece el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

       4 ► En Seleccionar un tipo de regla, haz clic en Dar formato a todas las celdas según sus valores (opción predeterminada).

       5 ► En la lista Estilo de formato, selecciona Barra de datos.

       6 ► Selecciona un Tipo en Mínima y Máxima. Para elegir una escala de color de Mínima y Máxima, haz clic en Color de la barra

       7 ► Para mostrar solo la barra de datos y no el valor en la celda, selecciona Mostrar solo la barra.

       8 ► Para aplicar un borde sólido a las barras de datos, selecciona  Borde sólido en el cuadro de lista Borde y elige un color para el borde.

       9 ► Para elegir entre una barra sólida y una barra degradada, elige Relleno sólido o Relleno degradado en el cuadro de lista Relleno.

       10 ► Para aplicar formato a las barras negativas, haz clic en Valor negativo y eje y, a continuación, en el cuadro de diálogo Valor negativo y configuración del eje, elige las opciones para los colores del relleno y el borde de la barra negativa.

       11 ► Se puedes cambiar la dirección de las barras. Para ello, elige una configuración en el cuadro de lista Dirección de barra

Cuadro de diálogo barra de datos


 

5.8.5. Formato condicional: escala de colores

Una escala de colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradación de dos colores. El tono del color representa los valores superiores o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores azul y naranja, se puede especificar que las celdas de valor superior tengan un color más azul y las celdas de valor inferior tengan un color más naranja.

 

5.8.5.1. Elegir de la galería

        1 ► Selecciona una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica. 

       2 ► En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haz clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, en Escalas de color.

        3 ► Selecciona una escala de dos colores.

 

5.8.5.2. Más reglas

        1 ► Selecciona  una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.

        2 ► En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haz clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación  Escalas de color, haz clic sobre el comando Más reglas.

        3 ► Aparece el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

        4 ► En Seleccionar un tipo de regla, haz clic en Dar formato a todas las celdas según sus valores (opción predeterminada).

        5 ► En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato, selecciona Escala de 3 colores.

        6 ► Selecciona un tipo en el cuadro Tipo para Mínima, Punto Medio y Máxima.

Cuadro de diálogo y ejemplo escala de colores

 

5.8.6. Aplicar formato a todas las celdas empleando un conjunto de iconos 

 Los iconos se utilizan para comentar y clasificar los datos en tres y hasta cinco categorías separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores. Por ejemplo, en el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha verde hacia arriba representa los valores más altos, la flecha amarilla hacia los costados representa valores medios y la flecha roja hacia abajo representa los valores más bajos.

También  puedes crear una propia combinación de conjuntos de iconos; por ejemplo, una marca de verificación de “símbolo” verde, una “luz de semáforo” amarilla y una “bandera” roja.

5.8.6.1. Elegir de la galería

       1 ► Selecciona una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.

       2 ► En el grupo Estilo de la pestaña Inicio, haz clic en la flecha junto a Formato condicional, haz clic en Conjunto de iconos y, a continuación, selecciona un conjunto de iconos.

5.8.6.2. Más reglas

        1 ► Selecciona  una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.

        2 ► En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haz clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación  Conjunto de iconos, clic sobre el comando Más reglas.

        3 ► Aparece el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

        4 ► En Seleccionar un tipo de regla, haz clic en Dar formato a todas las celdas según sus valores (opción predeterminada).

        5 ► En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato, seleccionar Conjunto de iconos.

        6 ► Seleccionar un conjunto de iconos. El valor predeterminado es 3 semáforos (sin marco). El número de iconos, los operadores de comparación y los valores de umbral para cada icono pueden variar para cada conjunto de iconos.

        7 ► Puedes ajustar los operadores de comparación y los valores de umbral. El rango predeterminado de valores para cada icono es igual en tamaño pero puede ajustarlos para satisfacer requisitos únicos.

        8 ► Para que el primer icono represente valores más bajos y los últimos valores más altos, seleccionar  Invertir criterio de ordenación de icono.

        9 ► Para mostrar solo el icono y no el valor en la celda, seleccionar Mostrar icono únicamente.

 Cuadro de diálogo aplicar formato a todas las celdas empleando un conjunto de iconos

Ejemplo de formato a todas las celdas empleando un conjunto de iconos

5.8.7 Administrador de reglas de formato condicionales

El administrador de reglas de formato condicional permite la realización y gestión de todos los formatos condicionales expuestos en los puntos anteriores.Administrador de reglas de formato condicionales

5.8.7.1. Para crear nueva regla

       1 ► Selecciona una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.

       2 ► En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haz clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, en Administrar reglas.

       3 ► Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

       4 ► Para agregar un formato condicional, haz clic en Nueva regla. Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

       5 ► Utilizando el ejemplo cotizaciones 1  voy aplicar las siguientes nuevas reglas que darán el aspecto siguiente: 

  •    Filas  con valores positivos en Dif. € y Dif.%., la fuente adoptará un color verde.
  •    Filas  con valores igual a cero en Dif. € y Dif.%., la fuente adoptará un color amarillo.
  •    Filas  con valores negativos en Dif. € y Dif.%., la fuente adoptará un color rojo.

Ejemplo de aplicar varias reglas de formato condicional

5►a◄ Agregar Nueva regla (para dar color verde a las columnas Dif. € y Dif.%.), esta regla puede ser omitida aplicando el formato  de formula explicado en el punto 

  • Selecciona los datos de columnas Dif. € y Dif.%. y Aplicar formato a las celdas que contengan.
  • Dar formato únicamente a las celdas con: elige Valor de la celda mayor que 0.
  • Haz clic sobre el botón Formato y en la ficha Fuente establece un color verde para  la fuente.
  • Acepta.
Ejemplo de aplicar varias reglas de formato condicional

5►b◄ Agregar  Nueva regla (para dar color amarillo a las columnas Dif. € y Dif.%.), esta regla puede ser omitida aplicando el formato  de formula explicado en el punto 

  • Selecciona los datos de columnas Dif. € y Dif.%. y Aplicar formato a las celdas que contengan.
  • Dar formato únicamente a las celdas con: elige  Valor de la celda igual  que 0.
  • Haz clic sobre el botón Formato y en la ficha Fuente establece un color amarillo para  la fuente.
  • Acepta.

5►c◄ Agregar  Nueva regla (para dar color rojo a las columnas Dif. € y Dif.%.), esta regla puede ser omitida aplicando el formato  de formula explicado en el punto 

  • Selecciona los datos de columnas Dif. € y Dif.%. y Aplicar formato a las celdas que contengan.
  • Dar formato únicamente a las celdas con: elige Valor de la celda menor  que 0.
  • Haz clic sobre el botón Formato y en la ficha Fuente establece un color rojo para  la fuente.
  • Acepta.

5►d◄ Agregar  Nueva regla (para dar color verde a las filas)

  • Selecciona todos los datos  y Utilice  una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
  • Dar formato únicamente a los valores donde esta fórmula sea verdadera:  la formula introducida  implica que se valore la columna C  y que se actualice por las distintas filas pero sin salir de la columna C para ello se fija la columna C y se libera la fila 2, la formula quedaría = $C2>0
  • Haz clic sobre el botón Formato y en la ficha Fuente establece  un color verde para  la fuente.
  • Acepta.
 Regla para dar color verde a las filas

5►e◄ Agregar  Nueva regla (para dar color amarillo a las filas)

  • Selecciona todos los datos  y Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
  • Dar formato únicamente a los valores donde esta fórmula sea verdadera:  la formula introducida  implica que se valore la columna C  y que se actualice por las distintas filas pero sin salir de la columna C para ello se fija la columna C y se libera la fila 2, la formula quedaría = $C2=0
  • Haz clic sobre el botón Formato y en la ficha Fuente establece un color amarillo para  la fuente.
  • Acepta.

5►f◄ Agregar  Nueva regla (para dar color rojo a las filas)

  • Selecciona todos los datos  y Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
  • Dar formato únicamente a los valores donde esta fórmula sea verdadera:  la formula introducida  implica que se valore la columna C  y que se actualice por las distintas filas pero sin salir de la columna C para ello se fija la columna C y se libera la fila 2, la formula quedaría = $C2<0
  • Haz clic sobre el botón Formato y en la ficha Fuente establece un color rojo para  la fuente.
  • Acepta.

5.8.8. Editar regla

Para cambiar un formato condicional:

       1 ► Selecciona una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.

       2 ► En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haz clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, en Administrar reglas. Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

       3 ► Comprobación de haber seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de tabla dinámica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.

       4 ► Puedes cambiar el rango de celdas. Para ello, haz clic en Contraer diálogo Contraer diálogo. Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, selecciona el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y luego seleccionas Expandir diálogo Expandir diálogo .

       5 ► Selecciona la regla y, a continuación, haz clic en Editar regla.

       6 ► Acepta.

5.8.9. Eliminar regla

Para borrar reglas, se pueden utilizar alguno de los siguientes procedimientos:

       1 ► Selecciona las celdas a las que desees borrar el formato condicional

       2 ► En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haz clic en la flecha situada junto a Formato Eliminar reglacondicional y, a continuación, en Borrar reglas.

       3 ► Elige el comando que desees, borrar el formato de las celdas seleccionadas, de toda la hoja o bien de toda la tabla

Las celdas pueden estar afectadas por diferentes reglas de formato condicional,  cuando no desees borrar todas las reglas los pasos son:

       1 ► En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haz clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, en Administrar reglas. Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

       2 ► Comprobación de haber seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de tabla dinámica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.

       3 ► Se puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haz clic en Contraer diálogo Contraer diálogo.  Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, selecciona el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y luego seleccionas Expandir diálogo Expandir diálogo .

       4 ► Selecciona la regla y, a continuación, haz clic en Eliminar regla.

       5 ► Acepta.

En el ejemplo cotizaciones 2 se podrían eliminar las  reglas de área seleccionada en la figura de la derecha, ya que las reglas de fórmula cubren esa función

Administración de reglas de formato condicionadas

 

 {jcomments on}

 

Licencia Creative Commons