4.1. Tipos de informes

Algunos tipos de informes se detallan en la tabla siguiente:

 

INFORME

DESCRIPCIÓN

En columnas

Este tipo de informe permite obtener, línea a línea, los datos de cada registro. Cada línea estará constituida por el nombre del campo y por el dato del registro en él. El aspecto será similar al obtenido en el informe automático.

En tablas

Este tipo de informe imprime los datos de un mismo registro en una fila, quedando los campos distribuidos en columnas; su aspecto es similar al de una tabla.

Etiquetas

Botón Etiquetas

Este informe permite imprimir los datos con el diseño de las etiquetas postales, generalmente utilizadas para imprimir la dirección de personas o entidades para enviarles correspondencia.

Autoinformes

Estos informes, generados automáticamente por el programa, tienen el mismo aspecto que los informes de tipo En columnas.

 

4.1.1. Generar un autoinforme

Ejemplo:

1/\ En el panel de navegación seleccionar la tabla o consulta que se desee, ejemplo  la tabla Alquiler.

2/\ En el grupo Informes de la ficha Crear, clic en  ; el informe se creará y su ventana Vista preliminar quedará activa con el aspecto que la figura siguiente:

3/\ Clic sobre la Vista diseño para presentar y trabajar la estructura  del informe. Dispone de tres zonas distintas: Encabezado de página, Detalle y Pie de página.

4/\ Clic sobre el botón de la herramienta Rectángulo  del cuadro de controles, de la zona controles de la subficha Diseño, de la ficha Herramientas de diseño del informe.

5/\ Clic sobre la esquina superior izquierda del área Detalles y arrástrelo hasta la esquina inferior derecha de dicha área, de manera que enmarque a todos los controles. El rectángulo dibujado impide la visualización de los controles por lo que es necesario enviarlo al fondo pero antes se  va a colorear

6/\ Selecciona, el  color verde pálido.

7/\ Clic sobre Enviar al fondo   de la zona Tamaño y orden de la subficha Organizar se volverán a visualizar los controles.

8/\ Activa de nuevo la Vista preliminar.

9/\ Guarda el informe con el nombre de Alquiler de películas

 

 

4.2. Crear un informe mediante el asistente

1/\    Activa la ficha Crear, clic  sobre el botón  Asistente para Informes de la zona Informes.

2/\    Selecciona , de la lista desplegable Tablas/Consultas, la tabla Películas.

3/\    Doble clic sobre los campos: TítuloPelícula, Director, Intérpretes, Estreno y Cartel. Siguiente...

4/\    A la pregunta ¿Desea agregar algún nivel de agrupamiento? clic sobre el campo Estreno. Siguiente…

5/\    Ordena  por TítuloPelículaSiguiente…

6/\    Activa la distribución En pasos, la orientación Vertical.

7/\    Introduce como título Lista de películas por fecha de estreno.

8/\    Realiza en la ficha Formato de la hoja de propiedades,  los siguientes ajustes a los controles.

  • Al cuadro de texto Estreno le aplicas un Efecto especial: con relieve y un Color de fondo. Establece un orden descendente para este control.
  • Al cuadro de texto TítuloPelícula  le aplicas la propiedad Autoextensible: Sí, y Fuente: negrita.
  • Al cuadro de texto Director cambiar la fuente a 9 pto.
  • Al cuadro de texto  Intérpretes  le aplicas la propiedad Autoextensible: y Fuente: cursiva y 9 pto.
  • Al control Cartel  le estableces Modo de cambiar el tamaño: Zoom, reduce el tamaño y Color de bordes: Transparente
 

4.4. Crear un informe en blanco

1/\ En el grupo Informes de la ficha Crear, clic en Informe en blanco.

2/\ Access abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.

3/\ Pasa  a Vista diseño.

4/\ En el panel Lista de campos, clic en el signo más (+) situado junto a la tabla Clientes y añade todos los campos.

5/\ Selecciona cada una de las etiquetas, corta  y sitúa  en la zona del Encabezado de página y alinea  a su altura los cuadros de texto.

 

6/\ En la ficha Diseño, ve a la zona controles y selecciona  y dibuja un rectángulo en la sección detalles debajo de los cuadro de texto anteriores.

7/\ Se activa el Asistente para Subinformes, selecciona la consulta   Historial alquileres clientes, siguiente.. (sigue los pasos ya indicados en la realización de un subformulario -Ver-)

8/\ Organiza  los controles y oculta el control Cliente.

9/\ Añade un número de   orden a los distintos alquileres realizados por el cliente mediante el siguiente  procedimiento:

  • Inserta un control , como en el resto de controles , se pasa la etiqueta a la zona del encabezado de página.
  • En el cuadro de texto, en  la Hoja de propiedades, en la ficha Datos y en Origen del control se escribe =1 y en Suma continua: Sobre grupo.

 10/\ Para conocer el gasto total del cliente se va añadir un control calculado,  abrir el Pie del subinforme y clic sobre  y dibuja o clic en el  pie subinforme, en el cuadro de texto agregar en propiedades, en la ficha Datos, en Origen del Control, en el generador de expresiones, confecciona  la siguiente :

El resultado después de aplicar la decoración es:

11/\ Guarda con el nombre Detalle de alquileres por clientes

 

4.3. Crear un informe con datos de varias tablas

1/\ Activa la ficha Crear, clic  sobre el botón   Asistente para Informes de la zona Informes.

2/\ Selecciona, de la lista desplegable Tablas/Consultas, de las tablas:

  • Películas: TítuloPelículas.
  • Alquileres: Fecha, Cliente.
  • Clientes. Apellidos, NombreCliente

3/\ Forma de ver los datos: Por Películas.

4/\ Aplica los atributos que consideres adecuados.