13.9. COMBINAR CORRESPONDENCIA CON ORIGEN DE DATOS EN EXCEL

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13.9. COMBINAR CORRESPONDENCIA CON ORIGEN DE DATOS EN EXCEL

Para combinar correspondencia, además de los sistemas explicados anteriormente  para seleccionar destinatarios, Escribir nueva lista…, Usar lista existente de Word, también es posible que la lista existente sea de Excel. El procedimiento se va a exponer  mediante  el siguiente ejemplo:

1\ En el grupo Iniciar combinación de correspondencia de la ficha Correspondencia, clic en Etiquetas, se utiliza la opción etiquetas para aprovechar al máximo el tamaño de papel en este caso DIN4.

2\ En el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas elegir las opciones de la ilustración

Cuadro de diálogo Opciones para etiquetas

 y Aceptar.

 

3\ Insertar una tabla de tres filas y quitar los bordes, ya que no  quedarían estéticos en el resultado final, en la primera celda confeccionar un documento como el siguiente.

Ejemplo de diseño etiqueta

4\ Si se desea ver como quedarían  en  todo el documento, clic sobre el botón Botón Actualizar etiquetas Actualizar etiquetas  del grupo Escribir e Insertar campos de la Ficha Correspondencia.

5\ Seleccionar destinatarios, en Excel aprovechado las posibilidades de cálculo se han insertado,   en la hoja 1, de un libro denominado DatosRappels, los siguientes datos:

Ejemplo de datos en Excel

En Importe Rappels se inserta la fórmula =E2*F2 y autollenado del resto de la columna.

 

 

Para conservar el formato numérico de los datos, por ejemplo,  el cero del código postal 03211, o para mantener el número de decimales, Antes de conectarse a la hoja de cálculo,  realizar  estos pasos en Word:

1\     Clic en la pestaña Archivo

2\     Clic en Opciones.

3\     Clic en Avanzadas.

4\     En la sección General y activar la casilla de verificación Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir y Aceptar.

5\     Con el documento principal de combinación de correspondencia abierto, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia de la ficha Correspondencia, clic en Seleccionar destinatarios y luego en Usar lista existente.

6\     Buscar en el cuadro de diálogo Confirmar origen de datos, activar casilla Mostrar todos, clic en Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls) y después

7\ Aceptar

 

Observando todo  lo anterior, seleccionar el archivo DatosRappels.xlsx

Cuadro de diálogo origen de datos

6\ Situar el punto de inserción donde se quiera incluir un campo, en este caso en la primera etiqueta  desplegar  Botón Insertar campo combinado y seleccionar  e insertar los campos como en la figura de abajo.

Proceso de inserción de campos de combinación en el ejemplo

7\ Clic sobre el botón  Actualizar etiquetas   Botón  Actualizar etiquetas del grupo Escribir e Insertar campos de la Ficha Correspondencia.

Vista previa de los resultados

Vista previa de los resultados en el ejemplo

Descarga ejemplo resuelto - Combinación con Excel

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