4.1. Hojas de cálculo

El número de hojas de cálculo que aparecen en cada libro nuevo se determina en el Botón Archivo, seleccionando el comando Opciones y después General

Opciones de Excel - General

Por omisión aparecen 3 hojas en cada libro nuevo, pero puedes utilizar la casilla Incluir este número de hojas, de este cuadro de dialogo para determinar el número de hojas que quieres que aparezcan en los libros de trabajo nuevos  que crees.

Al crear un libro de trabajo nuevo observas en  la parte inferior del documento, a la izquierda de la barra de desplazamiento horizontal que hay varias pestaña, en cada una de las cuales pone un nombre, ese nombre es la palabra Hoja seguida de un número. Haciendo clic en cada una de ellas permite pasar de una hoja a la siguiente.

Insertar una hoja de cálculo

4.1.1. Poner nombre a las hojas de cálculo

Para cambiar el nombre de una hoja de puedes utilizar el comando Cambiar nombre del menú emergente.
 

Hay un procedimiento más rápido para cambiar el nombre de la hoja consiste en hacer doble clic sobre su pestaña. Se resaltará inmediatamente el nombre de la hoja en su propia pestaña y se podrá modificar.

 

4.1.2. Visualizar pestañas de las  hojas de cálculo

Cuando debido a la gran cantidad de hojas de cálculo de un libro, estas no se visualizan todas en la parte inferior se pueden visualizar con los botones Botones de navegación de hojas de cálculo que hay a la izquierda de las fichas de las hojas, su función se describe en la siguiente tabla: 

Botón

Función

Visualiza a la primera hoja de cálculo del libro de trabajo. 

Visualiza a la primera hoja de cálculo del libro de trabajo.

 Visualiza a la hoja de cálculo anterior del libro de trabajo.

Visualiza a la hoja de cálculo anterior del libro de trabajo.

 Visualiza a la siguiente hoja del libro de trabajo.

Visualiza a la siguiente hoja del libro de trabajo.

Visualiza a la última hoja de cálculo del libro de trabajo. 

Visualiza a la última hoja de cálculo del libro de trabajo.

 

4.1.3. Eliminar una hoja de cálculo

El procedimiento para eliminar una hoja de cálculo desde la Cinta de opciones es el siguiente:

       1 ► Activa la hoja de cálculo que desees eliminar.

       2 ► Haz clic sobre el comando Eliminar  hoja  del grupo Celdas de la ficha Inicio.

El procedimiento para eliminar una hoja de cálculo desde la Cinta de opciones es el siguiente:

       1 ► Sitúa el puntero en la pestaña de la hoja que desees eliminar.

       2 ► Activa el menú emergente y haz clic sobre Eliminar

Para eliminar varias hojas simultáneamente, tendrás que seleccionarlas todas previamente. El procedimiento es el siguiente:

       1 ► Sitúate en la pestaña de la primera hoja que desees eliminar.

       2 ► Haz clic con el ratón en la pestaña de la hoja.

       3 ► Pulsa la tecla Ctrl y mantenerla pulsada y ve haciendo clic en cada una de las pestañas del resto de las hojas que desees eliminar. Todas las hojas seleccionadas pasan a  adoptar  el color blanco.

       4 ► Elimina con alguno de los procedimientos descritos anteriormente.

4.1.4. Mover y copiar hojas de cálculo

Procedimiento para mover o copiar una hoja de cálculo:

       1 ► Abre el libro de trabajo que contenga a hoja u hojas de cálculo que se quieras mover o copiar.

       2 ► Si  quieres mover o copiar las hojas a un libro de trabajo distinto, abre también ese otro libro, y luego vuelve a aquél que contiene las hojas que se quiere mover o copiar.Mover y copiar hojas de cálculo con cuadro de diálogo

       3 ► Pasa a la hoja de cálculo que quieres mover o copiar. Si quieres seleccionar más de una, mantén pulsada la tecla Ctrl mientras  vas haciendo clic en las pestañas de todas las demás hojas que quieras seleccionar.

       4 ► Sitúa el puntero en la pestaña de la hoja que deseas eliminar.

       5 ► Activa el menú emergente.

       6 ► Ejecuta el comando Mover o copiar hoja.

       7 ► En primer lugar debes seleccionar el libro de trabajo que quieres mover o copiar las hojas. Si se trata del mismo libro no  tienes que hacer nada; si es otro libro, despliega la lista Al libro y selecciona ese libro de trabajo.

       8 ► A continuación selecciona la posición en el libro de trabajo en la que quieras mover o copiar las hojas de cálculo. Para ello se selecciona el nombre de una hoja en el cuadro Antes de la hoja.

       9 ► Por último, activa la casilla. Crear una copia si lo que quieres es copiar las hojas seleccionadas, o lo dejas en blanco si lo que deseas es moverla.

    10 ► Acepta.

4.1.4.1. Mover o copiar hojas de cálculo con el ratón

Procedimiento para mover una hoja de cálculo:

Haz clic en la pestaña de la hoja que deseas mover, el puntero del ratón adopta la forma de la ilustración, arrastra a la nueva posición que  indica exactamente el triángulo.

Mover hojas de cálculo con el ratón

Mover hoja de cálculo con el ratón

Haz clic en la pestaña de la hoja que deseas copiar,  pulsa y mantén pulsada la tecla Ctrl, el puntero del ratón adopta la forma de la ilustración, arrastra a la nueva posición que  indica exactamente el triángulo.

Copiar hojas de cálculo con el ratón

Copiar hoja de cálculo con el ratón 

4.2. Insertar y eliminar filas y columnas o celdas

Hay ocasiones en las que, tras introducir datos en una hoja de cálculos, precisas añadir un conjunto de datos en una zona que ya está ocupada o quitar espacios en blanco en medio de los datos, para ello es necesario insertar y eliminar filas, columnas o celdas.

4.2.1. Seleccionar filas y columnas

En el encabezado de cada columna y de cada fila aparecen respectivamente los nombres de las mismas. En el caso de las columnas los nombres son las letras A, B, C, etc. En el caso de las filas son 1, 2, 3, etc.

Cada uno de esos encabezados es un botón y, si haces clic sobre cualquiera de ellos  seleccionas esa fila o esa columna.

Si  quieres seleccionar filas, columnas discontinuas, pulsa y mantén pulsada la tecla Ctrl y ve haciendo clic en los encabezados de las de las filas y columnas que quieras eleccionar.

Seleccionar filas y columnas

4.2.2. Insertar filas y columnas

Una vez seleccionada una fila o una columna, insertar filas o columnas es muy sencillo. Se siguen los siguientes pasos:

       1 ► Selecciona la fila o la columna que éste situada donde quieras insertar la nueva fila o columna.

       2 ► En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, despliega el comando Insertar y selecciona  Insertar filas de hoja o Insertar columnas de hoja (más cómodo utilizar menú emergente).

Para insertar varias filas o columnas a la vez, será necesario seleccionar tantas filas o columnas como se quieran insertar.

 

Al insertar columnas, Excel desplaza hacia la derecha las columnas que haya desde la posición en la que se insertan.

 

4.2.3. Eliminar filas o columnas

El procedimiento para eliminar filas y columnas es exactamente el mismo que para insertarlas, con la diferencia de que  debes utilizar el comando Eliminar filas o columnas  (También menú emergente).

4.2.4. Insertar y eliminar celdas

Cuando utilizas el comando Insertar celdasdel comando Insertar del grupo Celdas, dentro de la ficha Inicio, Excel da la oportunidad de que decidas en qué dirección quieres desplazar las celdas.

Cuadro de diálogo Insertar celdas

4.3. Nombres definidos
 

4.3.1. Dar nombre a celdas y rangos

Para dar nombre a una celda o a un rango, hay que seguir los siguientes procedimientos:

  • Desde el Cuadro de nombres:

       1 ► Selecciona  la celda o el rango de celdas o selecciones no adyacentes a los que desees asignar un nombre.

       2 ► Haz clic en el cuadro Nombre situado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas cuadro Nombre .

       3 ► Escribe el nombre de las celdas.

       4 ► Presiona  INTRO.

Ejemplo insertar nombre definido

  • Desde la ficha Fórmulas:

       1 ► Haz clic sobre Botón Asignar nombre del grupo Nombres definidos.Cuadro de diálogo Nombre nuevo

       2 ► Escribe el nombre que desees en el cuadro de lista Nombre.

       3 ► En Hace referencia a: específica la selección actual de forma predeterminada con el nombre del encabezado de columna, para especificar otras referencias, dentro de cuadro, seleccionas las celdas a las que les asignas ese nombre. 

 

 

4.3.1.1. Directrices para asignar nombres a las celdas, a las fórmulas y a las constantes en Microsoft Excel

  • Caracteres permitidos.  El primer carácter de un nombre deberá ser una letra o un carácter de subrayado. Los demás caracteres del nombre pueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado.
  • Nombres iguales que referencias.   Los nombres no pueden ser iguales que una referencia de celda, como Z$100 o F1C1.
  • Usar varias palabras .  Se pueden usar varias palabras pero no se permiten espacios. Pueden utilizarse caracteres de subrayado y puntos como separadores; por ejemplo, Impuesto_Ventas o Primer.Trimestre.
  • Número máximo de caracteres .  Un nombre puede contener 255 caracteres como máximo.
  • Distinción entre mayúsculas y minúsculas   Los nombres pueden contener letras mayúsculas y minúsculas. Microsoft Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas en los nombres. Por ejemplo, si se ha creado el nombre Ventas y, se crea otro denominado VENTAS en el mismo libro, el segundo nombre reemplazará al primero.

4.3.2. Administrar nombres

En la ficha Fórmulas, dentro del grupo Nombres definido, se encuentra el botón
Administrador de nombres
que abre un cuadro de diálogo  para trabajar con todos los nombres definidos y los nombres de tabla del libro. Por ejemplo, es posible buscar nombres con errores, confirmar el valor y la referencia de un nombre, ver o modificar comentarios descriptivos o determinar el ámbito. También se pueden ordenar y filtrar la lista de nombres y agregar, cambiar o eliminar nombres.

Cuadro de diálogo Administrar nombres

Los iconos que aparecen son:

  • Un nombre definido, indicado por un icono de nombre definido.Icono de nombre definido
  • Un nombre de tabla, indicado por un icono de nombre de tabla.  Icono de nombre de tabla