10.7. LAS PLANTILLAS

 

 10.7. LAS PLANTILLAS

Permiten ahorrar una gran cantidad de tiempo y esfuerzo al evitar que se tengan que repetir una y otra vez los mismos comandos de formato.

Las plantillas no son más que un tipo especial de documento. La idea general es incluir en dicho documento todos los elementos que vayan a ser comunes a un grupo más o menos amplio de documentos.

En estos documentos se incluyen varios elementos, pero los más importantes son:

  • El texto que permanece inalterado en todos los documentos que  vayan a usar  dicha plantilla, por ejemplo un membrete (nombre de la empresa, CIF, dirección, logotipo, teléfono, etc.).
  • Los formatos de páginas que se desean incluir en los distintos documentos, como márgenes, pies de página, encabezados, etc.
  • Los estilos de párrafo y de carácter que se usan en dichos documentos. De esta manera, se evita tener que definirlos una y otra vez.
 

Las plantillas de Word son archivos normales, pero que presentan la extensión .dotx.

En las planillas también se pueden incluir macros, asignaciones de teclas y de menús, barras de herramientas y gráficos, en cuyo caso la extensión es dotm.

 

 

10.7.1. Usar una plantilla

Cuando se crea un documento con Word se está usando una plantilla. Si no se indica lo contrario, al crear un documento nuevo, Word utiliza la plantilla llamada Normal.dot.

Sin embargo, no es la única plantilla que Word proporciona automáticamente. Para usar en un documento una plantilla que ya existe,  se puede hacer cuando se crea el documento o en cualquier otro momento, agregando la plantilla al documento.

 

10.7.2. Usar una plantilla al crear un documento.

Cuando se ejecuta el comando Nuevo de la Ficha Archivo,  aparece en pantalla el Panel de tareas Nuevo documento. Para utilizar las plantillas disponibles en Word, y la que pueden ser descargadas de Office.com.

Están disponibles multitud de plantillas que pueden ayudar en la creación de documentos, informes, cartas y faxes, páginas Web, etc.

Si por ejemplo se desea  confeccionar un currículo, se puede utilizar una de las plantillas de currículo que proporciona Word.

Una vez creado el documento, se utiliza exactamente igual que si se hubiera creado con la plantilla Normal.dot

Botón Archivo - Nuevo

 

Si se utiliza el botón Nuevo Botón Nuevo de la barra de acceso rápido para crear un documento nuevo, este documento empleará la plantilla predeterminada, por omisión, Normal.dot.

 

 

10.7.3. Crear una plantilla

Tres son los pasos principales para crear una plantilla:

1\      Crear el documento que va a servir como plantilla.

2\      Incluir todos los elementos (texto, gráficos, estilos, etc.) que se desea que contenga la plantilla.

3\      Guardar como  la plantilla de Word y darle un nombre para usarla en el futuro.

          Desplegable Guardar como tipo:

 

10.7.3.1. Crear la plantilla como un nuevo documento

La creación de la plantilla es similar a la creación de un documento. La siguiente secuencia de pasos indica cómo hacerlo:

1\      Seleccionar la ficha Archivo, después ativar el comando  Nuevo.

2\      Del grupo Plantillas disponibles, clic sobre Mis Plantillas.

3\      En el cuadro Crear nuevo, activar la casilla de verificación Plantilla.

4\      Aceptar.

Cuadro de diálogo Nueva (plantilla)

 

10.7.3.2. Incluir elementos en la plantilla

Para adaptar una plantilla a las necesidades del usuario, es recomendable seguir la siguiente secuencia de pasos:

1\      Comenzar con el formato de la página (incluidos encabezados y pies) y, si las hay, de las distintas secciones de la misma.

2\      Continuar con el formato de los estilos.

3\      Teclear el texto que se quiere que aparezca en los distintos documentos que se vayan a crear con la plantilla.

4\      Incluir los gráficos y dibujos que se deseen.

5\      Incluir las macros que sean útiles.

 

10.7.3.3. Guardar la plantilla

Una vez definida la plantilla, el último paso es guardarla con el nombre que se desee. Al ejecutar el comando Guardar de la ficha Archivo, (o el botón Botón Guardar  de la barra de herramientas de acceso rápido) aparece automáticamente el cuadro de diálogo Guardar como. Donde se observan los tres detalles siguientes:

  • La carpeta seleccionada por omisión es Plantillas.
  • El nombre presenta la extensión dotx o dotm.
  • En el cuadro Guardar como tipo, aparece seleccionada la opción Plantilla de documento.

Una vez guardada la plantilla, se podrá usar como cualquiera de las que vienen con Word de forma predeterminada.

 

10.7.3.4. Modificar una plantilla

Para modificarla, sólo habrá que abrirla, introducir los cambios que se deseen realizar y volverla a guardar con el mismo nombre.

 

10.7.3.5. Usar un documento para crear la plantilla

Si una vez creado un documento, se advierte que  por las propiedades de este podría ser interesante tenerlo disponible en plantilla. Habrá que seguir la siguiente secuencia de pasos:

1\      Clic sobre Guardar como. 

2\     Seleccionar Guardar como tipo: Plantilla de Word, que también se puede activar con clic en el botón Plantillas de confianza. 

3\      Escribir el Nombre del archivo y Guardar.

 

10.7.4. Plantillas de documento en fichas

Las plantillas que se  guarden en la carpeta Plantillas aparecerán en la ficha General del cuadro de diálogo Plantillas.

Si se desea crear fichas personalizadas para las plantillas en el cuadro de diálogo Plantillas, crear una subcarpeta nueva en la carpeta Plantillas a la que se accede activando el comando Plantillas de confianza (ruta :Ruta donde se guardan las plantillas ), del cuadro de diálogo Guardar o Guardar como y guardar en ella las plantillas. El nombre que se  asigne a esa subcarpeta aparecerá en la nueva ficha.

Ejemplo: se va a crear una plantilla que contenga el encabezado de la empresa, la orientación vertical, una fuente  Calibrí de 11 puntos, alineación justificada, espaciado posterior de 6 puntos, sangría de primera línea de 1,25, márgenes izquierdo y derecho de 3,5.; márgenes superior e inferior de 2. El documento tendrá el siguiente encabezado.

Pasos:

1\      Se abre un documento nuevo y se le da el formato indicado.

2\      En guardar como, se elige en el cuadro de lista Guardar como tipo Plantilla de documento, una vez abierta la ficha de Plantillas, se crea una carpeta con el nombre Membretes.

3\      Se guarda el formulario con el nombre de archivo Solarium.

4\      En mis plantillas aparece la nueva ficha Membretes y dentro la plantilla Solarium.dotx

Cualquier archivo de documento (.doc) que guarde en la carpeta Plantillas también actuará como plantilla.

 

Ejemplo proceso guardar una plantillla

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