11.3. Ordenar una lista en función de los datos de una columna.

11.3. Ordenar una lista en función de los datos de una columna.

Cuando se dispone de una lista con información desorganizada y  quieres ordenarla, lo primero que tienes ue hacer es plantearte dos cuestiones:

  • ¿Qué hay que ordenar?
  • ¿Cómo hay que ordenarlo?

Normalmente, la respuesta a la primera pregunta es: la lista entera. Con respecto a la segunda, las listas siempre se ordenan con respecto a una (o varias) de las columnas que la componen. Por ejemplo, si quiere ordenar la lista de la  Tabla Chucherías  lo debes hacer en función de Nº Fra., Fecha factura, Empresa, Giro D/F, Fecha Vto., Importe factura. La columna en función de la que  ordense la lista se denomina criterio de ordenación.

11.3.1. Orden ascendente y orden descendente

Existen dos posibilidades:

  • Orden en un criterio de ordenación ascendente. El orden alfabético normal de la “A” a la “Z”, el orden por números  (1,2,3,...), el orden cronológico de fechas anteriores a fechas recientes.
  • Orden en un criterio de ordenación descendente. El orden alfabético normal de la “Z” a la “A”, el orden por números  (3,2,1,...), el orden cronológico de fechas recientes a fechas anteriores.

11.3.2. Procedimiento para ordenar una lista

Para ordenar la lista de la  tabla Chucherías  por el campo Fecha vto.

       1 ► El primer paso  selecciona  cualquier celda de la lista que  quieras ordenar, eso bastará para que Excel reconozca la lista completa. Es recomendable situarse en una celda de la columna que se quiera ordenar.  En este caso tendrás que situarte en una celda del campo Fecha vto.

       2 ► A continuación en la ficha Inicio, en el grupo Modificar,  haz clic sobre Botón Ordenar y filtrar. Inmediatamente Excel ofrece distintas posibilidades, según el tipo de  datos de la lista:

Tipo de dato

Acciones

Texto

 Ordenar de A a Z.

 Ordenar de Z a A.

Número

 Ordenar de menor a mayor.

 Ordenar de mayor a menor.

Fecha

 Ordenar de más antiguos a más recientes.

 Ordenar de más recientes a más antiguos.

 

       3 ► En  el ejemplo  vas a ordenar por FECHA FACTURA, una vez activada cualquier celda de la columna FECHA FACTURA, haz clic sobre Ordenar y filtrar y selecciona Ordenar de más antiguos a más recientes.

También es posible la ordenación de datos utilizando Orden personalizado  del comando Ordenar y filtrar del   grupo Modificar de la ficha Inicio.  Los pasos son:

      1 ► Activa  cualquier celda de la tabla a ordenar.

      2 ► Selecciona Orden personalizado. Siempre  debes comprobar que Excel ha seleccionado correctamente el rango de datos.

      3 ► En el ejemplo  vas a ordenar por FECHA VTO. En el cuadro de diálogo  debes activar Mis datos tienen encabezados que en el ejemplo  están contenidos en la primera fila, si el rango no los tuviera esta casilla debe permanecer inactiva. El resto de opciones vienen reflejadas en la siguiente imagen:

Cuadro de diálogo Ordenar

       7 ► Acepta.

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