13.12. COMBINAR CORRESPONDENCIA PARA ENVIAR POR CORREO ELECTRÓNICO

 

13.12. COMBINAR CORRESPONDENCIA PARA ENVIAR POR CORREO ELECTRÓNICO

Crea un documento principal que será el que contenga los datos comunes y el diseño, también puedes utilizar un documento existente.

 

Notas:

  • Tener instalado un programa de correo electrónico compatible con MAPI.
  • Usar la misma versión de Outlook y Word.
  • No se  puede agregar destinatarios a la línea CC (con copia).

 A través de un ejemplo ilustraré los pasos  para combinar correspondencia:

1\ Un documento principal, en este caso es la comunicación  es la comunicación a los alumnos de la nota obtenida en un examen,  se van a realizar dos modelos distintos de documento principal, uno para los alumnos que han aprobado y otro para los alumnos suspensos. 

Modelos de documentos principales de aprobados y supensos

2\ Documento  de datos, En Excel crea la siguiente tabla

ALUMNO/A

Email

Nota Word

AGUDO BELTRÁN, ELENA

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4,25

ÁLVAREZ SALGADO, BLANCA

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9,75

FERNÁNDEZ SÁEZ, MARÍA

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9,5

GARCÍA HERMIDA, PEDRO

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4,15

HANN, CHARLES

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3,75

OSBORNE DÍAZ, LAURA

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8,5

SMITH, JOSEP

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4

VERDÚ LISÓN, CRISTINA

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8,25

Guarda con el nombre Notas.

3\ En el documento principal aprobados, activa la ficha correspondencia,  y en la zona Iniciar combinación de correspondencia,

4\ Seleccionar destinatarios,  elige Usar una lista existente,

 Seleccionar destinatarios

5\ Por defecto aparece el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos, va a la ruta Mis archivos de origen de datos, lógicamente puedes usar otra ubicación. Selecciona Notas  (ten en cuenta  lo indicado en 13.9. COMBINAR CORRESPONDENCIA CON ORIGEN DE DATOS EN EXCEL), observa como se activan  muchas de los comandos que permanecían inactivos.

6\ Para insertar los campos: Sitúa el punto de inserción donde quieras incluir un campo, en este caso en el cuadro de texto,  DesplegarBotón Insertar campo combinado   y selecciona ALUMNO/A  y nota. (en  los  dos documentos, inserta los mismos campos).

Ejemplos  con campos insertados

7\ Para cumplimentar los campos del documento principal suspensos, debes filtrar los datos, de manera que solo  envíes el mensaje a los alumnos con una nota inferior a 5. Pasos:

7\1- Haz clic sobre Botón Editar lista de destinatarios  para abrir Editar lista de destinatarios.

7\2- Abre el desplegable Desplegable del campo nota y selecciona  Avanzado…  o directamente sobre  Botón Filtrar , establece  los criterios  expuestos en la siguiente imagen:

Cuadro de diálogo Opciones de consulta

7\1- Acepta.

8\ Para cumplimentar los campos del documento principal aprobados, se deben filtrar los datos, de manera que solo se envíe el mensaje a los alumnos con una nota igual o superior a 5. Pasos:

8\1- Haz clic sobre Botón Editar lista de destinatarios para abrir Editar lista de destinatarios.

8\2-  Abre el desplegable Desplegable del campo nota y selecciona Avanzado…  o directamente sobre  Botón Filtrar ,  establece los criterios  expuestos en la siguiente imagen:

Cuadro de diálogo Opciones de consulta

9 Para ver los resultados de la combinación en cada documento: Clic en Vista previa de resultadosBotón Vista previa resultados

10\ El último paso Finalizar y combinar, en cada documento clic sobre Enviar mensajes de correo electrónico…

Proceso de Finalizar y combinar

11\ En el cuadro de diálogo Combinar en correo electrónico, en las opciones de mensajes, debes indicar en:

  • Para: el campo donde se encuentra la dirección de correo electrónico.
  • Asunto: se escribe el asunto del mensaje.
  • Las demás opciones son muy intuitivas.Combinar en correo electrónico

12\ En la aplicación Microsoft Outlook, aparecen en Elementos enviados, cada uno de los mensajes, como si se hubieran remitido de forma individual.

Descarga de ejemplo resuelto

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