13.4. CREACIÓN DE CARTAS O DISTRIBUCIONES MASIVAS

 

13.4. CREACIÓN DE CARTAS O DISTRIBUCIONES MASIVAS

Crea un documento principal que será el que contenga los datos comunes y el diseño, también puedes utilizar un documento existente.

A través de un ejemplo ilustraré los pasos  para combinar correspondencia:

1\ Un documento principal, en este caso es la comunicación a los padres del importe del servicio de comedor de sus hijos. Crea un documento principal y guarda  con el nombre “Comunicación Importe Comedor”, de características similares al siguiente:

Ejemplo Comunicación Importe Comedor

2\ Documento  de datos, Crea  la siguiente tabla

Nombre

del alumno

Apellidos

del alumno

Curso

Tratamiento

Nombre del Responsable

Importe

David

Egea Fernández

4º C

Sr.

Julián

65,03

Carlos

Chiclano Fernández

5ºC

Sra.

Consuelo

71,25

Judit

Egea Fernández

6ºA

Sr.

Julián

71,25

Amanda

Blázquez Pérez

2º B

Sr.

Luisa

58,78

Alberto

Blanco Sanz

3ºC

Sra.

Elena

71,25

Blanca

Vicens Ros

5ºC

Sr.

Juan

65.03

Iván

Robles Sedano

4ºC

Sr.

José

45,05

Guarda  con el nombre Alumnos con servicios de comedor.

3\ En el documento principal, Comunicación Importe Comedor, activa la ficha correspondencia,  y en la zona Iniciar combinación de correspondencia,

4\ Seleccionar destinatarios,  elige Usar una lista existenteProceso de seleccionar destinatarios

5\ Por defecto el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos, va a la ruta Mis archivos de origen de datos, obviamente  puedes usar otra ubicación. Selecciona Comunicación Importe Comedor. Observa como se activan  muchps de los comandos que permanecían inactivos.

6\ Para insertar los campos: 

  • Sitúa el punto de inserción donde quieras incluir un campo, en este caso en el cuadro de texto,  Despliega  Botón Insertar campo combinado y selecciona Nombredel_alumno,  pulsa espacio y repite pasos para seleccionar Apellidosdel_alumno, Intro y inserta  curso,… repite la secuencia de pasos hasta insertar los campos que desees.

 Insertar campo combinado

Ejemplo de comunicación alumnos de  comedor , con los campos de combinación insertados

7\ Clic en la Vista previa de resultados de la zona con el mismo nombre. Visualizas una de  las carta con los datos reales, si deseas ver el resto de cartas combinadas habrás de hacer clic en los botones Botón anteriores  (anteriores) ó  Botón posteriores(posteriores)

8\ El último paso seleccionado Editar documentos individuales…,  crearás todos documentos combinados en un solo documento nuevo,  que podrás guardar con otro nombre, y no se alterará con los posteriores cambios que  realices en el documento principal,  siguiendo el ejemplo  puedes nombrar con  octubre11.Proceso  Editar documentos individuales

  • Si  eliges la opción Imprimir documentos…, los documentos combinados se imprimirán directamente.
  • En el caso de seleccionar Enviar mensajes de correo electrónico…, se enviarán por correo electrónico.

Descarga resuelto ejemplo Comedor

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