13.6. El comando subtotales

13.6. El comando subtotales

El comando Subtotales permite operar sobre una lista (filtrada o no) para extraer con toda sencillez información de resumen del contenido de esta lista.

En la tabla Empleados  quieres conocer cuál es el promedio del sueldo y de edad de  los empleados de cada una de la secciones de la empresa. El comando Subtotales permite realizar esta operación con rapidez,  para ello, tendrás que seguir la siguiente secuencia de pasos:

Cuadro de diálogo SUBTOTALES


       1 ► Ordena la lista por la columna que contenga los valores que quieras agrupar por las filas. En este caso es por Secciones, así que basta con que selecciones una celda de la columna Sección y haz clic en el botón Orden ascendente del grupo Ordenar y Filtrar  de la ficha Datos.


       3 ►
En el cuadro Para cada cambio en:  selecciona la columna por la que se ordenó la lista y por la que quieres agrupar los registros.      

       2 ► Selecciona cualquier celda de la lista y ejecuta el comando Subtotales, situado en el grupo Esquema de la ficha Datos. Se abrirá el cuadro de diálogo Subtotales.

       4 ► En el cuadro Usar función. Elige la operación que quieres llevar a cabo.

       5 ► En el cuadro Agregar subtotal a:  seleccionas las columnas que quieras ver subtotales. Deben utilizarse las fechas y cifras, ya que no es lógico hallar promedio de apellidos, nombre,...

       6 ► Acepta.

Ejemplo de SUBTOTALES

Resultado de aplicar el comando Subtotales

13.6.1. Examinar la lista con subtotales.

Cuando creas los subtotales, Excel  estructura la lista según los grupos creados. Esta estructura permite con tan sólo pulsar un botón, poder ver, con toda facilidad, sólo la fila del total, sólo las filas de los subtotales o  todas las filas. Los botones que están en la zona izquierda que ha aparecido en la hoja de cálculo  con subtotales son los que se encargan de este trabajo,  en concreto, los que están en la parte superior permiten elegir entre:

  • Ver sólo el total:  pulsa el botón 1 Botón 1
Ejemplo de total
  • Ver sólo los subtotales:  pulsa el botón 2 Botón 2
Ejemplo de subtotales
  • Ver todas las filas:  pulsa el botón 3 Botón 3

Además, a la izquierda de la lista han aparecido unos botones sobre los que hay un signo más o un signo menos. Si  haces clic en un botón con el signo menos, desaparecerá de la vista el detalle correspondiente al subtotal o al total general a cuya izquierda este el botón. Por el contrario, si haces clic en un botón con el signo más, Excel mostrará el detalle correspondiente a ese nivel.

Descargar ejemplo Empleados

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