13.7. Copiar datos de subtotales

13.7. Copiar datos de subtotales 

Los datos obtenidos de subtotales, sobre todo, en la agrupación del botón Botón 2,  pueden presentar mucha utilidad para realizar otros cálculos o  mostrar información en otro lugar o documento.  Si seleccionas los datos agrupados en el  botón Botón 2 y  copias con  procedimientos  habituales como la combinación de teclas Ctrl+C o el comando Copiar, se observa que se copian todos los datos.

Selección de datos a copiar

Selección de datos

Resultado de copia por procedimientos habituales

Resultado de pegar los datos copiados, como puedes ver se copian todos los datos los visibles y los no visibles. Para conseguir solo los subtotales visibles,  pueden utilizar alguno de los procedimientos siguientes:

  • Comando Ir a Especial…
  • Filtro avanzado.

  Descargar ejemplo Rappels 

13.7.1. Comando Ir a Especial…

Ejemplo:  La empresa MAR MENOR, SA facturó en el año 2011 los importes relacionados en la tabla siguiente:

 Ejemplo para aplicar copia de subtotales

Tabla relación de ventas y rappels

Al total de ventas anuales por empresa se le concede un rappels según la tabla de la derecha

 

 

 

 

Realiza una tabla que recoja las ventas anuales y  los rappels de acuerdo con el siguiente encabezado:

 Encabezado de nueva tabla con rappels

Pasos:

       1 ► Ordena los datos por la columna empresa.Cuadro de diálogo SUBTOTALES

       2 ► Selecciona cualquier celda de la lista y ejecuta el comando Subtotales, situado en el grupo Esquema de la ficha Datos. Se abrirá el cuadro de diálogo Subtotales.

       3 ► En el cuadro Para cada cambio en: se selecciona la columna por la que se ordenó la lista y por la que se quieren agrupar los registros.

       4 ► En el cuadro Usar función. Elige la operación que quieres llevar a cabo.

       5 ► En el cuadro Agregar subtotal a:  seleccionas las columnas que  quieras ver subtotales. Debes utilizar las fechas y cifras, ya que no es lógico hallar promedio de apellidos, nombre,...

       6 ► Acepta.

 

El resultado (nivel 2) aparece son los siguientes:Resultado nivel 2

Debes extraer los totales por empresa para aplicar el rappels. Sería muy sencillo copiar los datos de la tabla comprimida a nivel 2, pegarla en otro lugar y añadir las columnas necesarias. Pues no vale, se copian todos los datos, los visibles y los ocultos. Para extraer exclusivamente los datos por Total empresa los pasos son:

       1 ► Selecciona los datos  que desees copiar.

Procedimiento para copiar determinados datos

 

       2 ► En la ficha Inicio ve a la zona Modificar, despliega Buscar y seleccionar y haz clic sobre el comando Ir a Especial.

       3 ► Activa la opción Sólo celdas visibles.

Cuadro de diálogo Ir a Especial

       4 ► Ejecuta cualquiera de las formas para copiar.

       5 ► Pega en el lugar donde desees.

Resultado de aplicar Ir a Especial

       6 ► El resultado con algunos cambios fáciles de realizar es el siguiente.

Configurar tabla para ajustar a los cambios necesarios

Notas:

Añade la columna RAPPELS con una función que busque el % rappels según el total de ventas, la función  para la primera fila sería =BUSCARV(D40;$A$27:$B$31;2)

El IMPORTE RAPPELS es el  producto de IMPORTE FACTURA por % RAPPELS

 

13.7.2. Con Filtros Avanzados

En este caso y siguiendo el ejemplo del punto anterior, se va a extraer los Totales empresa mediante Filtro Avanzado.  Una vez obtenidos los subtotales los pasos a realizar son:

       1 ► Establece el Rango de criterios el  encabezado y pégalo en el sitio elegido, bajo el encabezado empresa, deseas filtrar todos los datos que comiencen con total, el * sirve para extraer los nombres de las diferentes empresas.

Ejemplo de criterio de filtro avanzado

       2 ► Selecciona cualquier celda de la lista con subtotales.

       3 ► Ejecuta Avanzadas del grupo Ordenar y Filtrar  de la ficha Datos.

       4 ► Selecciona el tipo de Acción: Copiar en otro lugar

       5 ► Observa como en el cuadro Rango de la lista aparece el mismo rango que Excel ha seleccionado en la hoja de cálculo. En el caso de que Excel hubiera seleccionado la lista incorrectamente,  lo debes modificar en este cuadro

       6 ► Utiliza el cuadro de contraer diálogo y selecciona con el ratón el rango de criterios.

       7 ► Indica en el cuadro Copiar a: las celdas donde  quieres copiar.

       8 ► Acepta.

 

El resultado con algunos cambios fáciles de realizar es el siguiente.

Resultado

Notas:

Añades  la columna RAPPELS con una función que busca el % rappels según el total de ventas, la función  para la primera fila sería =BUSCARV(D40;$A$27:$B$31;2)

El IMPORTE RAPPELS es el  producto de IMPORTE FACTURA por % RAPPELS


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