14.5. Selección del rango para crear un gráfico

14.5. Selección del rango para crear un gráfico 

Excel considera que determinados datos del rango seleccionado van a representar determinados rótulos en el gráfico. La forma en que habitualmente Excel representa los datos automáticamente es la siguiente:

  • Las celdas de la columna que esté a la izquierda de los datos que se seleccionan deberán contener texto. Esas  celdas se convertirán en los rótulos del eje de categorías.
  • Las celdas de la fila superior del rango que se seleccionan también deberán contener texto. Estas celdas se convertirán en los rótulos de las series de datos en la leyenda del gráfico.
  • El resto de la selección deberá contener datos numéricos.

De los datos contenidos en una tabla se pueden representar en un gráfico:

  • Todos los datos, si están contiguos, no será necesario seleccionar todos los datos que contiene, será suficiente con que la celda activa se halle en cualquier parte de la tabla o lista.
  • Algunos datos, habrá que seleccionar los rangos de los datos a representar, teniendo en cuenta que no es necesario que estén contiguos.

Para cambiar la selección de origen de datos, se deben realizar los siguientes pasos:

       1 ► Haz clic  en cualquier parte del gráfico incrustado para activarlo. De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

       2 ► En la pestaña Diseño, en el grupo Datos, haz clic sobre Seleccionar datos. Se abre el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, que da las siguientes posibilidades:

◄    En Rango de datos del gráfico, contrayendo el cuadro de diálogo puedes seleccionar un nuevo rango.

◄    El botón Cambiar fila/columna, permite escenificar como quedaría el gráfico cambiando las filas por las columnas.

Cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos

Ejemplo: representa gráficamente los datos de la siguiente tabla.

ALUMNO

A. INFORM. OPER.TECL

CONTABIL

GTÓN. APROV.

GTÓN. FINANC.

RECURSOS HUM.

1

CASTILLO SÁEZ, JUAN RAMÓN

7

7

5

8

4

2

LÓPEZ VERA, JOSÉ

7

3

9

7

8

3

DOMEC SÁNCHEZ,  JAIME

8

8

8

6

8

4

FERNÁNDEZ RUIZ, PEDRO

9

4

6

6

6

5

GÓMEZ BLÁZQUEZ, ANTONIO

4

6

9

9

6

6

JIMÉNEZ MÉNDEZ, EVA

8

6

9

7

7

7

LIS SANZ, BLANCA

7

5

7

5

4

8

JUÁREZ GIL, PATRICIA

7

4

7

6

8

9

LAX HERMIDA, CARLOS

2

2

8

5

7

10

LUCAS SEGURA, JORGE

4

5

7

6

4

11

LLUC CABALLERO, PABLO

4

6

7

1

8

12

PARDO  SANZ,  ANTONIO

7

5

6

1

4

13

RODRÍGUEZ SÁEZ, GLORIA

4

3

5

6

7

 

% Aprobados

62%

62%

100%

85%

69%

 

% Suspensos

38%

38%

0%

15%

31%

En el eje horizontal, los módulos o asignaturas, y en el eje vertical los valores correspondientes al % Aprobados y % Suspensos. Los pasos para insertar el gráfico son:

       1 ► Selecciona las celdas que contienen los datos que deseas utilizar en el gráfico.

       2 ► En la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, haz clic en el tipo de gráfico, Columnas y, a continuación, haz clic en el subtipo de gráfico, Columnas agrupadas.

       3 ► Observa que  la representación gráfica de los datos no es la deseada, ya que la distribución de los datos en la tabla no ha permitido un reconocimiento óptimo por parte de Excel.

       4 ► Para elegir correctamente los valores, realizar: haz clic  en cualquier parte del gráfico incrustado para activarlo. De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

       5 ► En la pestaña Diseño, en el grupo Datos, haz clic sobre Seleccionar datos. Se abre el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.

Seleccionar origen de datos en el ejemplo

       6 ► En Rango de datos del gráfico, selecciona los datos a representar, están en rangos discontinuos, Observa la figura de la derecha.

       7 ► En Entrada de leyendas (Series), haz clic sobre el botón Agregar:Cuadro de diálogo Modificar series

7►a◄ Introduce en Nombre de la serie, la referencia a la celda donde están % Aprobados.

7►b◄ En Valores de la serie, selecciona rango donde están los valores del % Aprobados (62%, 62%, 100%, 85%, 69%).

7►c◄ Acepta.

7►d◄ Repite el proceso para % Suspensos.

7►e◄ El resto de series introducidas automáticamente por Excel, habrá que seleccionarlas y eliminarlas con el botón Quitar.

       8 ► En Etiquetas del eje horizontal (Categorías):Cuadro de diálogo Rótulos del eje

8►a◄ Haz clic sobre el botón Editar y selecciona el Rango de rótulos del eje, es decir, donde están el nombre de las asignaturas o módulos.

8►b◄ Acepta.

 Gráfico

14.5.1. Relación entre los datos y el gráfico

Cuando  creas un gráfico, Excel vincula automáticamente los datos de la hoja de cálculo y el gráfico que has creado. Esto significa que si cambias los datos de la hoja de cálculo, esos cambios se actualizarán automáticamente en el gráfico.

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