2.2. GRABAR UN DOCUMENTO

 

2.2. GRABAR UN DOCUMENTO

Es imprescindible guardar un documento en algún tipo de soporte para que no se pierda accidentalmente. Existen varios procesos y opciones de grabación  para optimizar la conservación de los documentos. Estas opciones se encuentran en la ficha Archivo, en Opciones de Word en dos comandos:

  • Comando Guardar:ficha Archivo, en Opciones de Word - comando  Guardar
    • Guardar archivos en formato: como predeterminado aparece Documento de Word (*.docx), pero el desplegable contiene otros formatos que se pueden configurar para utilizar de forma predeterminada.
    • Guardar info. De Autorrecuperación cada: crea un archivo de recuperación de documento según el intervalo especificado en el cuadro minutos.
    • Ubicación de archivo de Autorecuperación: puede suceder que bien por inestabilidad del sistema, corte de fluido eléctrico, etc. no se disponga de tiempo suficiente para guardar el documento en el que se está trabajado, Word habrá guardado un archivo de recuperación que mantendrá actualizado según el tiempo que se haya fijado en el punto anterior. Este archivo predeterminadamente se guardará en C:\Documents and Settings\Consuelo\Datos de programa\Microsoft\Word\
    • Ubicación de archivo predeterminada: indica la ruta a utilizar cuando se abre o guarda un archivo cuando se abre una sesión en Word. C:\Documents and Settings\ Consuelo\Mis documentos\

Nota: las ubicaciones de tanto de los archivos se pueden variar  utilizando el botón Examinar pero no es recomendable.

  • Comando Avanzadas y bajo el título Guardar
ficha Archivo, en Opciones de Word - comando Avanzadas -título Guardar
    • Preguntar si se guarda la plantilla Normal: muestra  un mensaje cada vez que cierre Word, preguntando si se desea guardar los cambios realizados en las opciones predeterminadas para la plantilla NORMAL.DOT.
    • Crear siempre copia de seguridad: activar si se desea que Word realice una copia de seguridad cada vez que se graba un documento con el mismo nombre y con extensión .WBK.
    • Copiar los archivos guardados de forma remota en el equipo y actualizar el archivo remoto al guardar  Seleccione esta opción para almacenar temporalmente una copia local de un archivo almacenado en una red o una unidad extraíble. Cuando se guarda la copia local, Word guarda los cambios que realice en la copia original. Si el archivo original no está disponible, Word le pide que guarde el archivo en otra ubicación a fin de evitar la pérdida de datos.
    • Permitir guardar en segundo plano: guarda automáticamente todos los documentos abiertos cada vez que transcurra el intervalo de tiempo especificado.

Una vez descritas las opciones de configuración para grabar documentos, realizar los siguientes pasos para guardar un documento:

  • Hacer clic en el botón Botón Guardar.  En caso de no tener nombre el documento Word presenta el cuadro de diálogo Guardar como, para que se le asigne un lugar  de destino y un nombre.
  • Si el documento tiene un nombre, Word lo guardará automáticamente con las últimas modificaciones realizadas.
  • Ejemplo: Dentro de la carpeta Mis documentos Crear una carpeta con el nombre Ejemplos Guía de Word, donde se guardaran los trabajos realizados y modificar la ubicación de archivos para que  el destino de todos los trabajos realizados en Word sea la citada carpeta.
  • Abrir de nuevo el cuadro de diálogo Guardar como y nombrar al documento 1 de la siguiente forma: Carta comercial de formularios. Aceptar.

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