6.7. Tablas

6.7. Tablas

Una tabla  administra, analiza y almacena un conjunto de información relacionada. Es muy útil para trabajar con datos dispuestos en una tabla con  encabezados de columnas que contengan  preferentemente texto (el título que define en contenido de la columna, Cantidad, Precio, Concepto, etc.).

Excel no reconoce los datos como tabla hasta que  no se le asigna el método para  crearla, existen dos métodos para crear una tabla:

  • Insertando una tabla en el estilo de tabla predeterminado, ejecutando el comando Tabla del grupo Tablas en la ficha Insertar.
  • Dando  formato a los datos como una tabla en el estilo que se  elija, ejecutando el comando Dar formato como tabla del grupo Estilos de la ficha Inicio.

Las tablas permiten:

    • Ahorrar tiempo, cuando Excel reconoce una tabla puede ejecutar tareas automáticamente, que de otra forma tendría que realizar en varios pasos.
    • Ordenar y filtrar datos.
    • Agregar un formato especial.
    • Autorellenar fórmulas.

 

6.7.1. Insertar una tabla usando el estilo de tabla predeterminado

1 ► En una hoja de cálculo, selecciona el rango de celdas que deseas incluir en la tabla. Las celdas pueden estar vacías o contener datos.

2 ► En el grupo Tablas de la ficha Insertar, haz clic en Tabla.

Grupo Tablas, ficha Insertar 

Método abreviado de teclado  También puede presionar CTRL+L o CTRL+T.

3 ► Si el rango seleccionado incluye datos que deseas mostrar como encabezados de tabla, activa la casilla de verificación La tabla tiene encabezados.

Ejemplo tablas

 

Si no activas la casilla La tabla tiene encabezados, los encabezados de tabla muestran como nombres predeterminados (Columna1, Columna 2, etc.)  Para cambiar estos nombres selecciona el encabezado predeterminado a reemplazar y escribe a continuación el texto adecuado.

 

 6.7.2. Insertar una tabla usando los estilo de tabla

1 ► En una hoja de cálculo, selecciona el rango de celdas que desea incluir en la tabla. Las celdas pueden estar vacías o contener datos.

2 ► En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haz clic en Dar formato como tablaBotón Dar formato como tabla

3 ► En Claro, Medio u Oscuro, clic en el estilo de tabla que deseas usar. Si el rango seleccionado contiene datos que quieres mostrar como encabezados de la tabla, haz clic en un estilo de tabla que incluya una fila de encabezado.

Cuando usas la función Dar formato como tabla, Excel automáticamente inserta una tabla.

6.7.2.1. Ficha Herramientas de tabla

Tras crear una tabla, aparecerán las Herramientas de tabla, que muestran la ficha Diseño. Las herramientas incluidas en esta ficha sirven para personalizar o editar la tabla. La ficha Diseño se verá únicamente cuando hay una celda seleccionada en la tabla.

6.7.3. Agregar o eliminar columnas y filas

  • Para agregar una columna inmediatamente a la derecha de la tabla, escribe el encabezado de columna e Intro.
  • Para agregar una fila al final de la tabla, escribe en la fila en blanco que se encuentra inmediatamente debajo de la última fila de la tabla e Intro.
  • Para agregar una columna dentro de la tabla, haz clic en una celda que se encuentre inmediatamente a la derecha de donde deseas insertar la columna, clic con el botón secundario, Insertar y, a continuación, haz clic en Columnas de la tabla a la izquierda.
  • Para agregar una nueva fila dentro de la tabla, haz clic en una celda que se encuentre inmediatamente debajo de donde se  desea insertar la fila, clic con el botón secundario, Inserta y  haz clic en Filas de la tabla arriba.
  • Para eliminar una columna, haz clic con el botón secundario en la columna, Eliminar y haz clic en Columnas de la tabla.
  • Para eliminar una fila, haz clic con el botón secundario en la fila, elige Eliminar y haz clic en Filas de la tabla.

 

6.7.4. Eliminar una tabla sin perder los datos o el formato de la tabla

Después de crear una tabla en Microsoft Office Excel, es posible que no desees seguir trabajando con las funcionalidades que la tabla. Para dejar de trabajar con los datos de una tabla sin perder el formato de estilo de tabla aplicado,  puedes convertir la tabla en un rango de datos común en la hoja de cálculo.

1 ► Haz clic en cualquier punto de la tabla.

2 ► En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, haz clic en Convertir en rango. También puedes hacer clic con el botón secundario del ratón en la tabla, elegir Tabla y, a continuación, hacer clic en Convertir en rango.

6.7.5. Fórmulas en tablas

6.7.5.1. Fila de totales

Una peculiaridad de tablas es que permite la inserción de Fila de totales, los pasos son:

 1 ► Haz clic en cualquier punto de la tabla.

 2 ► En el grupo Herramientas de la ficha Diseño, activa la casilla de verificación Filas de totales en el grupo Opciones de estilo de tabla.

Ejemplo de fila totales en tabla

Automáticamente Excel inserta la fila Total, donde cada celda contiene un desplegable que permite elegir la función adecuada a esa columna.

6.7.5.2 Autorrelleno de fórmulas

En una tabla cuando se inserta una fórmula en la primera celda de la columna, Excel automáticamente rellena toda la columna.

1 ► En la primera celda debajo del encabezado Total, introduce el signo igual como para cualquier otra fórmula o función.

2 ► Selecciona la celda correspondiente al primer operando, en la barra aparece como  [@[1er-sem-11]]

3 ► Introduce el signo más.

4 ► Selecciona la celda correspondiente al segundo operando, en la barra aparece como [@[2º-sem-11 ]]

Ejemplo de autorrelleno de fórmulas

Instantáneamente se cumplimentan todas las celdas de la columna Total 2011.

Una ventaja de este procedimiento es que la fórmula aporta un información sobre su operatividad, no es lo mismo  aquí ya se puede deducir que se suman los datos del 1er y 2º semestre, que cuando utilizamos referencias relativas, en este caso =C11+D11, fórmula que por sí sola no aclara nada.

 

6.7.6. Referencias estructuradas

Cuando se crea una tabla, Excel usa el nombre de la tabla y el nombre de cada columna para crear automáticamente referencias de celda estructuradas (similares a celdas con nombre) para la tabla. Puedes usar referencias de celda estructuradas en las fórmulas.

Para trabajar con tablas y referencias estructuradas de forma eficaz, es necesario comprender cómo generar  la sintaxis de las referencias estructuradas al crear las fórmulas. Los componentes de una referencia estructurada se muestran en el ejemplo siguiente de una fórmula que suma los importes que suman los datos del 1er y 2º semestre.

Referencias estructuradas

Un nombre de tabla es un nombre significativo que hace alusión a los datos reales de la tabla (excluidas la fila de encabezados y la fila de totales, si las hay).

 Un especificador de columna se obtiene a partir del encabezado de columna, va encerrado entre corchetes y hace referencia a los datos de la columna (excluidos el encabezado de columna y el total, si los hay).

6.7.6.2. Nombres de tabla y especificadores de columna

Cada vez que insertas una tabla, Excel crea un nombre de tabla predeterminado (Tabla1, Tabla2, etc.) en el nivel o ámbito global del libro. Puedes cambiar fácilmente este nombre con el fin de darle un mayor significado. Por ejemplo, para cambiar Tabla1 a ventas, puedes utilizar el cuadro de diálogo Editar nombre (en la ficha Diseño, en el grupo Propiedades, edita el nombre de la tabla en el cuadro Nombre de la tabla).

El nombre de una tabla hace referencia a todo el rango de datos de la tabla, exceptuando las filas de encabezado y de totales. Hace referencia al rango de celdas B11:H15

Los especificadores de columna representan referencias a los datos de toda la columna, a excepción del encabezado de columna y el total. En el ejemplo de la tabla ventas, el especificador de columna [1er-sem-11] hace referencia al rango de celdas C11:C15, y el especificador de columna [2º-sem-11] hace referencia al rango de celdas D11:D15.

6.7.6.3. Introducción asistida de datos en una fórmula

A medida que se escriben datos Excel despliega todas las posibilidades reconocidas para la cadena de caracteres introducidos. Por ejemplo: En la celda C11 se va a introducir la función que sume las ventas del 1er y 2º semestre de 2011.

1 ► Para hacer referencia a la tabla,  escribe “=ve”, Excel ofrece la posibilidad de introducir el nombre de la tabla ventas (se identifica con el icono de tabla ) simplemente con un doble clic sobre ventas y queda introducida en la fórmula.

Ejemplo de  introducción asistida de datos en una fórmula

2 ► Para hacer referencia a la columna, escribe “[“ y simplemente con un doble clic sobre 1er-sem-11 (con icono ) y queda introducido en la fórmula.

Ejemplo de cómo hacer referencia a una columna

3 ► Introduce el operador +

4 ► Haz  referencia a la columna  2º-sem-11 , escribe “[“ y simplemente con un doble clic sobre 2º-sem-11 y queda introducido en la fórmula.

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