9.1. Compartir libros

9.1. Compartir libros

Excel proporciona las herramientas  necesarias para poner coto, a los problemas derivados del uso compartido de libros de trabajo.

El procedimiento para compartir un libro es el siguiente:

       1 ► Activa  la ficha Revisar en el grupo Cambios, selecciona el comando Compartir libro.

       2 ► En la solapa Modificación del cuadro de diálogo Compartir libro, activa la casilla de verificación Permitir la modificación por varios.... en esta ventana aparece el nombre del usuario que está configurando el libro, como usuario en modo Exclusivo, esto significa que si desde cualquier elemento de la red se intenta abrir este libro aparecerá un mensaje restringiendo su uso a sólo lectura.

       3 ► En la solapa Uso Avanzado. Existen las siguientes posibilidades de configuración:

  • Zona Control de cambios: esta zona servirá para controlar las modificaciones realizadas, tiene las siguientes opciones:
    • Guardar historial de cambios durante, para almacenar todos los datos de apertura del fichero, modificaciones en las celdas... en un periodo de tiempo que se indicará. Esto permitirá revisar los cambios y combinar  copias del mismo libro.
    • No guardar historial de cambios, desactiva los efectos de la opción anterior.

Cuadro de diálogo Compartir libro

  • Zona Actualizar cambios: como el archivo va a estar usándose al mismo tiempo en distintos ordenadores, y en ciertas ocasiones  interesa saber las modificaciones realizadas por los demás usuarios. En las siguientes opciones,  podrás  indicar la frecuencia con la que Excel avisará de estos cambios:
    • Al guardar el archivo, si se selecciona esta opción, los cambios sólo se actualizarán al guardar el archivo.
    • Automáticamente cada: si se habilitan las opciones colocadas debajo de esta. Cada una tiene una misión diferente: la que aparece como Sólo ver los cambios de otros usuarios, actualizará  en el intervalo de tiempo indicado, todos los cambios realizados por los demás usuarios, pero no salvará estos cambios. Sin embargo, la opción Guardar mis cambios y ver los cambios realizados por otros usuarios, guardará primero las modificaciones del propietario del libro y después, actualizará el resto.
  • Zona En caso de cambios conflictivos entre usuarios, en este supuesto se definirán las acciones que tendrá que llevar a cabo Excel, cuando los datos de un usuario son modificados por otro distinto al que los dejó allí por última vez. Las medidas a tomar son las siguientes:
    • Preguntar cuáles prevalece: activarás esta opción si  quieres que  consulte cada una de las celdas conflictivas,
    • Prevalecen los cambios guardados, resolverá el conflicto manteniendo los últimos valores que se pudieron guardar con éxito.
  • Zona en vista personal. Se aplican los parámetros propios al libro al que se tiene acceso. Para ello se activan o desactivan las siguientes opciones:
    • Configuración de la impresora. Se asocia al libro compartido la configuración de impresión, en la que se incluyen las áreas de impresión que se tengan asignadas, los saltos de página...
    • Configuración de filtros: todas las opciones de filtro y Autofiltro se mantendrán en el libro compartido.
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