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1.12. Introducir datos

Si la tabla tuviera registros, hacer clic sobre el botón Botón  Nuevo registro de la barra de herramientas, para situar el cursor en un registro vacío y poder así introducir nuevos datos.

Introducir datos en la tabla:

  • Al introducir datos en un registro, su indicador cambiará a Botón editando registro lo que significa que este ha sido modificado y aún no se han guardado los cambios. En la siguiente línea está el indicador Botón que indica la línea para introducir nuevo registro ya que en ella se puede introducir un nuevo registro.
  • Los campos de tipo lógico, presentan una casilla de verificación. Si la casilla está desmarcada, opción por defecto, el contenido del campo es NO. Si se desea que el contenido del campo sea SÍ,  se debe activa dicha casilla haciendo clic sobre ella o pulsando <Barra espaciadora>
  • Insertar objeto; se activará el cuadro de diálogo, en el que se activará la opción  Crear desde archivo e indicar la ruta de acceso a la imagen

 Los campos de tipo Objeto OLE  no muestran su contenido en la tabla de datos, únicamente indican al programa al que está asociado el tipo de objeto insertado. El contenido de estos campos sí se podrá ver en un formulario.

Cuadro de diálogo para insertar Objeto OLE

 

Tabla Películas en Excel

Tabla Películas en Access

 

1.10. Crear un campo calculado


Crea un campo denominado Cod Cliente, compuesto por la inicial del nombre, seguido de la inicial del apellido, seguido de los dos últimos caracteres del NIF-NIF. Ejemplo 

DNI/NIE

Apellidos

NombreCliente

(���)

Cod_Cliente

11333455K

Ros Zapata

Rocío

RR5K

1/\    Abre la tabla Clientes haciendo doble clic en el panel de navegación.

2/\    En la columna situada más a la derecha de la tabla y clic en el encabezado de columna Haga clic para agregar.

3/\    En la lista que aparece, clic en Campo calculado y, a continuación, clic en texto  del tipo de datos  Access muestra el Generador de expresiones.

 

Access incorpora una funciones que siguen una estructura similar a Excel, teniendo en cuenta que en Access para hacer referencia a un campo este debe ir entre corchetes [ ].

Aunque el amplio número de funciones y su aplicación puede resultar compleja puede resultar muy interesante y útil que el alumno indague en las posibilidades.

 

4/\  Comienza a escribir la expresión  que  desees, en este caso:

Proceso ilustrado para crear un campo calculado

5/\     Escribe Cod_ cliente como  nombre para el campo calculado y presiona ENTRAR.

 

 

1.5. Diseñar una tabla

Una tabla está formada por una serie de filas y columnas. Cada columna va a almacenar datos de la misma naturaleza (TítuloPelícula, director, intérpretes, género, etc.) y cada fila estará constituida por los diferentes datos referentes a un mismo elemento (película); cada fila de una tabla se denomina Registro, mientras que cada columna se denomina Campo.

El cruce de cada columna con cada fila genera una celda; en ella estará almacenado un Dato.

A la hora de diseñar una tabla conviene tener en cuenta los siguientes puntos:

  • Observar los datos que se repiten, por ejemplo   si  aparecen varias veces las películas, se crea una tabla con toda la información referente a las películas.
  • Asegurar  de que cada tabla contenga datos únicos. Por ejemplo,  en la tabla películas, el campo Título será único, no se volverá a repetir en otra fila. 
  • Se crearán las tablas necesarias teniendo en cuenta que en ellas habrá un campo con datos comunes a otra tabla que permita el  enlace de todas ellas, directa o indirectamente.  Esta relación entre  permite encontrar información y extraer significado de los datos.
 

El  conjunto de tablas y relaciones es la columna vertebral de cualquier base de datos relacional

 

TIPO DE CAMPO

DATOS QUE ALMACENARÁ

Texto

Datos que pueden estar constituidos por letras, números y espacios en blanco. Como máximo podrán introducir 255 caracteres

Número

Datos numéricos, por lo que se podrán realizar operaciones matemáticas con ellos.

Moneda

Datos numéricos de tipo monetario; el programa mostrará sus datos con el símbolo monetario.

Fecha/Hora

Datos correspondientes a fechas y horas

Si/No

Sólo admiten como contenido los valores Si o No.

Búsqueda y relación

Muestra una lista de valores recuperada de una tabla o una consulta, o un conjunto de valores especificado en el momento en que se creó el campo. Se inicia el Asistente para búsquedas y se puede crear un campo Búsqueda. El tipo de datos de un campo Búsqueda es Texto o Número, según las opciones seleccionadas en el asistente.

Texto enriquecido

Texto o combinación de texto y números a los que se puede aplicar formato mediante controles de color y de fuente.

Memorando

Datos análogos a los declarados como texto, aunque admite un texto más extenso (hasta 65535 caracteres)

Datos adjuntos

Imágenes, archivos de hoja de cálculo, documentos, gráficos y otros tipos de archivos admitidos adjuntos a los registros de la base de datos, de forma similar a adjuntar archivos a los mensajes de correo electrónico.

Hipervínculo

Los campos así declarado almacenarán hipervínculos.

Campo calculado

Resultado de un cálculo. El cálculo debe hacer referencia a otros campos de la misma tabla. Para crear el cálculo se usa el Generador de expresiones.

 

 1.8. Formato texto y memo de las celdas

Se pueden crear formatos de personalizados mediante los siguientes símbolos.

Descripción

Símbolo

@

Se necesita un carácter de texto (ya sea un carácter o un espacio).

&

No se necesita un carácter de texto.

Convertir todos los caracteres a minúsculas.

Convertir todos los caracteres a mayúsculas.

  

Valor

Datos

Muestra

@@@-@@-@@@@

465043799

465-04-3799

@@@@@@@@@

465-04-3799
465043799

465-04-3799
465043799

davolio
DAVOLIO
Davolio

DAVOLIO
DAVOLIO
DAVOLIO

davolio
DAVOLIO
Davolio

davolio
davolio
davolio

@;"Desconocido"

Valor Null

Desconocido

 

Cadena de longitud cero

Desconocido

 

Cualquier texto

El mismo texto introducido

 

1.4. Crear una base de datos

Vas a crear una base de datos que permitirá gestionar un videoclub.

Para la creación de una base de datos, los pasos son:

1/\    Selecciona Archivo/Nuevo... o hacer clic en el botón Botón Nuevo de la barra de herramientas de acceso rápido.

Botón Archivo - comando Nuevo

2/\    Selecciona Base de datos en Blanco  de la sección Plantillas disponibles.

3/\    Access, por defecto, propone un nombre para la nueva base de datos “Database1.accdb”.

4/\    Activa el recuadro de la opción

Comando Nombre de archivo

 5/\      Nombre de Archivo y escribe Gestión del videoclub como nombre de la base de datos. Access le asignará automáticamente la extensión .accdb