13.7. Copiar datos de subtotales
Los datos obtenidos de subtotales, sobre todo, en la agrupación del botón 
, pueden presentar mucha utilidad para realizar otros cálculos o mostrar información en otro lugar o documento. Si seleccionas los datos agrupados en el botón y copias con procedimientos habituales como la combinación de teclas Ctrl+C o el comando Copiar, se observa que se copian todos los datos.
Selección de datos
Resultado de pegar los datos copiados, como puedes ver se copian todos los datos los visibles y los no visibles. Para conseguir solo los subtotales visibles, pueden utilizar alguno de los procedimientos siguientes:
- Comando Ir a Especial…
- Filtro avanzado.
13.7.1. Comando Ir a Especial…
Ejemplo: La empresa MAR MENOR, SA facturó en el año 2011 los importes relacionados en la tabla siguiente:
Al total de ventas anuales por empresa se le concede un rappels según la tabla de la derecha
Realiza una tabla que recoja las ventas anuales y los rappels de acuerdo con el siguiente encabezado:
Pasos:
1 ► Ordena los datos por la columna empresa.
2 ► Selecciona cualquier celda de la lista y ejecuta el comando Subtotales, situado en el grupo Esquema de la ficha Datos. Se abrirá el cuadro de diálogo Subtotales.
3 ► En el cuadro Para cada cambio en: se selecciona la columna por la que se ordenó la lista y por la que se quieren agrupar los registros.
4 ► En el cuadro Usar función. Elige la operación que quieres llevar a cabo.
5 ► En el cuadro Agregar subtotal a: seleccionas las columnas que quieras ver subtotales. Debes utilizar las fechas y cifras, ya que no es lógico hallar promedio de apellidos, nombre,...
6 ► Acepta.
El resultado (nivel 2) aparece son los siguientes:
Debes extraer los totales por empresa para aplicar el rappels. Sería muy sencillo copiar los datos de la tabla comprimida a nivel 2, pegarla en otro lugar y añadir las columnas necesarias. Pues no vale, se copian todos los datos, los visibles y los ocultos. Para extraer exclusivamente los datos por Total empresa los pasos son:
1 ► Selecciona los datos que desees copiar.
2 ► En la ficha Inicio ve a la zona Modificar, despliega Buscar y seleccionar y haz clic sobre el comando Ir a Especial.
3 ► Activa la opción Sólo celdas visibles.
4 ► Ejecuta cualquiera de las formas para copiar.
5 ► Pega en el lugar donde desees.
6 ► El resultado con algunos cambios fáciles de realizar es el siguiente.
Notas:
Añade la columna RAPPELS con una función que busque el % rappels según el total de ventas, la función para la primera fila sería =BUSCARV(D40;$A$27:$B$31;2)
El IMPORTE RAPPELS es el producto de IMPORTE FACTURA por % RAPPELS
En este caso y siguiendo el ejemplo del punto anterior, se va a extraer los Totales empresa mediante Filtro Avanzado. Una vez obtenidos los subtotales los pasos a realizar son:
1 ► Establece el Rango de criterios el encabezado y pégalo en el sitio elegido, bajo el encabezado empresa, deseas filtrar todos los datos que comiencen con total, el * sirve para extraer los nombres de las diferentes empresas.
2 ► Selecciona cualquier celda de la lista con subtotales.
3 ► Ejecuta Avanzadas del grupo Ordenar y Filtrar de la ficha Datos.
4 ► Selecciona el tipo de Acción: Copiar en otro lugar
5 ► Observa como en el cuadro Rango de la lista aparece el mismo rango que Excel ha seleccionado en la hoja de cálculo. En el caso de que Excel hubiera seleccionado la lista incorrectamente, lo debes modificar en este cuadro
6 ► Utiliza el cuadro de contraer diálogo y selecciona con el ratón el rango de criterios.
7 ► Indica en el cuadro Copiar a: las celdas donde quieres copiar.
8 ► Acepta.
El resultado con algunos cambios fáciles de realizar es el siguiente.
Notas:
Añades la columna RAPPELS con una función que busca el % rappels según el total de ventas, la función para la primera fila sería =BUSCARV(D40;$A$27:$B$31;2)
El IMPORTE RAPPELS es el producto de IMPORTE FACTURA por % RAPPELS
