6.9. Validación de datos
En la ficha Datos, dentro del grupo Herramientas de datos se encuentra el comando Validación de datos que proporciona un medio eficaz para establecer qué tipos de datos están permitidos y cuáles no, en una celda o en un rango.
De las tres pestañas disponibles, la más importante es la primera (Configuración), las otras dos simplemente configuran los mensajes de advertencia que el usuario verá en la pantalla cuando intente violar las normas de inserción de datos.
|
Los mensajes de entrada y de error sólo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas. No aparecen en los siguientes casos:
|
La pestaña etiquetada como Configuración es la que ofrece distintas posibilidades en lo referente a tipos de datos disponibles en una celda.
La zona del cuadro de diálogo que tiene el nombre de Criterio de validación, variará en función del contenido de Permitir. Algunas de las posibilidades son las siguientes:
En la pestaña Configuración, Criterio de validación aparecen dos casillas de verificación:
- Omitir blancos:
- Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración: si esta seleccionada esta opción, se transmiten los cambios que se realicen a todas las celdas que tengan las mismas restricciones.
Este estado no impone ningún tipo de restricción. La celda puede contener cualquier tipo de datos.
La celda sólo puede aceptar como entradas válidas aquellas que definan números enteros.
Puedes establecer restricciones a los números enteros y decimales
Escribir números enteros en las casillas Mínimo y Máximo.
En lugar de números, indicar valores contenidos en celdas, mediante el cuadro contraer cuadro de diálogo
Su interés estriba en el gran número de alternativas que ofrece a la hora de configurar la entrada de la celda.
Si quieres que sólo se puedan escribir ciertos valores dentro de una celda, la opción de lista es la adecuada, Ofreciendo los valores a través de una lista vinculada con la celda.
Para elegir una u otra posibilidad lo único que tienes que hacer es activar o desactivar la casilla de verificación Celda con lista desplegable.
Para utilizar una lista como validación, a través del siguiente ejemplo:
Realiza una hoja de cálculo con el nombre Becas, para organizar las Becas de la Unión Europea, como la siguiente:
En el mismo libro hay otras dos hojas de cálculo, una con el nombre de Comunidades Autónomas y la otra con el nombre de Países Unión Europea, en donde están relacionados por orden alfabético las Comunidades Autónomas (al rango le denominas comunidades) y los países de la Unión Europea (al rango le denominas países).
Introduce en Procedencia y País Destino una Lista validada, hay dos procedimientos: seleccionando el rango donde se encuentran los valores o escribiendo directamente la lista de valores.
6.9.1.3.1. Seleccionando el rango donde se encuentran los valores
Los pasos son:
1 ► Selecciona el rango en la columna Procedencia donde vas a introducir alguna de las comunidades autónomas.
2 ► Selecciona el comando Validación del menú datos.
3 ► En la pestaña Configuración, en Permitir elegir Lista, en Origen: selecciona el rango de la hoja CC.AA donde están la relación de comunidades autónomas.
A partir de este momento, solo podrás introducir en la columna Procedencia alguna de las comunidades autónomas de la lista.
Para introducir los países de la Unión Europea el procedimiento será similar.
Debes tener en cuenta que si los elementos de la lista varían en el origen, también variarán en la lista de validación.
Igualmente si los elementos de la lista pueden aumentar en origen, debes tener la precaución de indicar un rango más amplio, para que los nuevos elementos estén incluidos en el rango indicado en la validación.
6.9.1.3.2. Escribiendo directamente la lista de valores
Este procedimiento tiene la ventaja que los valores no dependen de un rango, el procedimiento utilizando el ejemplo del punto anterior, sería:
1 ► Selecciona el rango en la columna Procedencia donde se van a introducir alguna de las comunidades autónomas.
2 ► Selecciona el comando Validación del menú datos.
3 ► En la pestaña Configuración, en Permitir elige Lista, en Origen escribir los valores de la lista separados por ; (punto y coma).
De lo que se trata es de escribir una fórmula que devuelva un valor verdadero o falso. En función de este criterio, Excel permitirá la entrada o no de datos.
Ejemplo 1: en el ejercicio de Becas UE el número de días mínimo de permanencia en el país debe ser de 30 días.
Para introducir una validación personalizada se debe tener en cuenta:
Nº Días = Fecha Fin – Fecha Inicio
La validación personalizada la debes introducir en el rango Fecha Fin de tal modo que si intentas introducir una fecha que no de cómo resultado mayor de 30 en el Nº días, Excel dará un mensaje de error y no permitirá la entrada del dato.
La Configuración del criterio de validación en el ejemplo será la siguiente:
- Permitir: Personalizada
- Fórmula: =H5>30
Ejemplo 2: para evitar la introducción de valores duplicados en el campo NIF del ejercicio Becas UE
En el ejemplo cada alumno solo puede ser beneficiario de una beca, en ocasiones por error se introducen valores que ya se encuentran registrados. Para evitarlo en el rango correspondiente al encabezado NIF, introduce una validación personalizada con los siguientes criterios:
- Permitir: Personalizada
- Fórmula: =CONTAR.SI($C$5:$C$30;C5)<2
6.9.1.4.1. Omitir Blancos
Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla de verificación Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla de verificación Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.
Ejemplo Omitir Blancos en Lista
1 ► En una hoja con el nombre colores, escribe en cada celda diferentes colores y deja en blanco alguna de las celdas del rango.
2 ► Asigna al rango un Nombre, en este ejemplo, color.
3 ► En otra hoja con el nombre Pedidos crea dos columnas una con los siguientes encabezados: Producto y Color.
4 ► En Color configura una Validación de datos que permita elegir los datos dentro de una lista con origen en el rango con el nombre Color.
4►a◄ Activando la casilla Omitir blancos.
Si en la selección del color de la lista seleccionas la posición en blanco en la celda podrías introducir cualquier valor, por ejemplo, amarillo.
4►b◄ Desactivada la casilla Omitir blancos.
Si en la selección del color de la lista seleccionas la posición en blanco, no sería posible la introducción de otro valor.
Ejemplo Omitir Blancos en permitir numero entero
1 ► En un rango escribes valores y dejas en blanco alguna de las celdas del rango.
2 ► Asigna al rango un Nombre, en este ejemplo, aver.
3 ► En otro rango crean dos columnas una con los siguientes encabezados: Máquina y Nº averías.
4 ► En Nº averías configura una Validación de datos que permita elegir los datos dentro de una lista con origen en el rango con el nombre aver.
4►a◄ Activando la casilla Omitir blancos.
Si en la selección del color de la lista seleccionas la posición en blanco en la celda podrías introducir cualquier valor, por ejemplo, 9.
4►b◄ Desactivada la casilla Omitir blancos.
Si en la selección de la lista seleccionas la posición en blanco, no sería posible la introducción de otro valor.
En el cuadro de diálogo Validación de datos hay dos pestañas que sirven para configurar los mensajes que Excel mostrará cuando selecciones una celda o cuando se produzca un valor de entrada erróneo.
Pasos:
1 ► Selecciona las celdas para las que desees que aparezca un mensaje.
2 ► En la ficha Datos, dentro del grupo Herramientas de datos haz clic en el comando Validación de datos.
3 ► Elige la ficha Mensaje entrante.
4 ► Comprueba que la casilla de verificación Mostrar mensaje al seleccionar la celda está activada.
5 ► Para que aparezca un título en negrita en el mensaje, escríbelo en el cuadro Título.
6 ► Escribe el texto del mensaje en el cuadro Mensaje de entrada, con un máximo de 255 caracteres. Para comenzar una nueva línea en el mensaje, presiona INTRO.
7 ► Para que aparezca el mensaje, deberás introducir el texto en el cuadro Mensaje de entrada.
Pasos:
1 ► Selecciona las celdas para las que desees que aparezca un mensaje.
2 ► En la ficha Datos, dentro del grupo Herramientas de datos haz clic en el comando Validación de datos.
3 ► Especifica las restricciones de datos.
4 ► Haz clic en la ficha Mensaje de error.
5 ► Comprueba que la casilla de verificación Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos está activada.
6 ► En el cuadro Estilo, especificar el tipo de mensaje que quieras.
7 ► Para que aparezca un mensaje de información que tenga los botones Aceptar y 
Cancelar y el botón predeterminado sea Aceptar, haz clic en Información.
8 ► Para que aparezca un mensaje de aviso con el texto “¿Desea continuar?”, seguido de los botones Sí, No y Cancelar, siendo No el botón predeterminado, haz clic en Advertencia.
9 ► En ambos tipos de mensaje, los botones Aceptar y Sí introducen datos no válidos en la celda. El botón No le lleva de nuevo a la celda para modificar los datos. El botón Cancelar restaura el valor anterior en la celda.
10 ► Para mostrar un mensaje de detención que tenga los botones Reintentar y Cancelar, siendo Reintentar el botón predeterminado, haz clic en Detener.
11 ► Si deseas que aparezca un título en la barra de título del mensaje o en el globo del Ayudante de Office, si está activado, escribe el texto en el cuadro Título. Si dejas en blanco el cuadro Título, el valor predeterminado del título será Microsoft Excel.
12 ► Si quieres que aparezca tu propio texto en el mensaje, escríbelo en el cuadro Mensaje de error. Para comenzar una nueva línea en el mensaje, presiona INTRO. Si no se introduce ningún texto en el cuadro Mensaje de error, el mensaje presentará lo siguiente: “El valor introducido no es válido. Un usuario tiene valores restringidos que no pueden introducirse en esta celda”. 
