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2.11. Consultas de acción

Permiten realizar determinadas acciones sobre los datos de una tabla o consulta.

  • Añadir registros; esta operación permite agregar registros de una tabla a otra con la misma estructura; también es posible añadir algunos datos de otras tablas aunque no tengan idéntica estructura.
  • Eliminar registros; esta operación permite borrar un  número elevado de registros en una única operación.
  • Actualizar datos; esta operación permite modificar los datos de uno o varios campos. Si el campo contiene datos numéricos, es posible actualizarlo con operaciones en los que esté involucrado el propio dato de la tabla; por ejemplo, aumentar el valor al doble, reducirlo a la mitad, etc.
  • Crear una nueva tabla; esta operación permite crear una nueva tabla y guardar en ella los datos seleccionados. Su utilidad más importante es que, a partir de una consulta que actúe sobre varias tablas al mismo tiempo, se puede crear una nueva tabla con datos de cada una de ellas.

 

 

 Cuando se ejecuta una consulta de acción aparece un mensaje que solicita la confirmación para realizar los cambios que se producirán en los datos de la tabla.  Esta advertencia deja de  presentarse si en Opciones de Access, en el Comando Configuración de cliente, en la zona Edición en el apartado Confirmar desactivas la casilla Consultas de acción.

 

 

2.11.1. Crear consultas para eliminar registros 

A continuación se va a utilizar una consulta de actualización para eliminar las películas estrenadas antes del año 2000.

1/\    Con el fin de no perder los datos de la tabla Películas, copia  y pega la tabla le  denomina  Películas ensayo. 

2/\    Crear en   Diseño de consultas, añadiendo todos los campos de la tabla Películas ensayo, excepto  el campo Más_información, ya  que Access no permite la eliminación mediante consulta de acción de los registros multinivel

3/\    Clic sobre el botónBotón Tipo de consulta: Eliminar de la zona  Tipo de consulta de la ficha Herramientas de Consultas

4/\    En la fila Eliminar escribe  <2000

 

Ejemplo en Vista diseño de consulta Eliminar

1/\    Guarda  la consulta con el nombre Eliminar estrenos anteriores al 2000

2/\     En la lista de consultas aparece Icono Eliminar junto al nombre de la consulta , las consultas de acción tienen distinto icono, ya que al ejecutarlas pueden provocar cambios muy significativos en las tablas.

3/\    Ejecuta la consulta. Access mostrará un cuadro de diálogo indicando el número de registros que  se van a eliminar.

4/\    Haz clic sobre Sí.

 

 

2.11.2. Crear consultas para actualizar datos 

A continuación se a  utilizar una consulta de actualización para modificar el precio del alquiler de las películas estrenadas en 2011,  ya que la empresa ha decidido incrementar su precio en un 10%.

1/\    Crea en   Diseño de consultas, añadiendo los campos Estreno y Precio de la tabla Películas ensayo

2/\    Clic sobre el botónBotón Tipo de consulta: Actualizar de la zona  Tipo de consulta de la ficha Herramientas de Consultas

3/\    Aparecerá una nueva línea en la rejilla QBE, denominada Actualizar a.

4/\    Introduce, en la celda Actualizar a del campo Precio, la expresión [Precio]*1,10, que permitirá calcular el nuevo valor para este campo.

5/\    Introduce los criterios que muestra la figura siguiente:

Ejemplo de consulta de actualización

6/\    Ejecuta la consulta haciendo clic sobre el botónBotón Ejecutar consulta  de la zona Resultados de la ficha Herramientas de consultas, Access mostrará un cuadro de diálogo indicando el número de registros que  se van a actualizar.

7/\    Haz clic sobre Sí.

8/\    Este tipo de consultas no conviene conservarlas, ya que su ejecución accidental provocaría cambios indeseados e irreversibles en los registros afectados. 

 

2.10. Consultas complejas

1/\    Clic sobre  del grupo Consultas Botón Asistente para consultasdentro de la ficha Crear.

Este cuadro de diálogo presenta tres posibilidades nuevas para crear consultas, además de las ya estudiadas en el capítulo anterior:

  • Asistente para consultas de referencias cruzadas; este Asistente permite crear una consulta particular cuyo resultado es la creación de una tabla con tres campos: uno como cabecera de columnas, otro como cabecera de filas y el tercero para mostrar una función.
  • Asistente para consultas de buscar duplicados; el Asistente ayuda a crear una consulta para buscar datos duplicados en un campo determinado.
  • Asistente para consultas de buscar no-coincidentes; este Asistente permite crear una consulta para buscar los registros que no tengan relación con otros pertenecientes a la tablas que estén relacionadas

Cuadro de diálogo Nueva consulta

 

2.10.1. Ejemplo consulta referencias cruzadas 

1/\    Clic sobre el Asistente para consultas  del grupo Consultas dentro de la ficha Crear.

2/\    En el cuadró de diálogo Nueva consulta selecciona Asist. consultas de tabla ref. cruzadas.

3/\    Selecciona la consulta Alquileres por días y meses. Siguiente.

Asistente para consultas de referencias cruzadas

4/\    Elige TituloPelicula como encabezado de fila. Siguiente.

5/\    Elige Mes como encabezado de columna. Siguiente.

6/\    Eligi Id como Campos: y Cuenta como Funciones:, como cálculo de intersección de columna y fila. El resultado será el número de veces que se alquila cada TítuloPelícula al mes.

7/\    Guarda como Referencias cruzadas Título y Mes.

 

Ejemplo consulta referencias cruzadas

 

 

2.9. Crear campos con operaciones

Pueden ser de dos tipos:

  • Cálculos con valores de cada registro, se obtendrá un nuevo valor para cada uno de los registros, en un campo distinto, denominado campo calculado.
  • Cálculos con los valores correspondientes a un grupo de registros para obtener parámetros estadísticos, valor medio, máximo, mínimo, etc.
 

2.9.1. Campos calculados

 Realiza una consulta en la tabla Películas, para calcular el precio de cada película si se le hubiera aplicado un descuento del 10% en el alquiler.

1/\     Crea una consulta con los siguientes campos:, TítuloPelícula y Precio.

2/\     Crea un nuevo campo denominado Precio Oferta. Este campo se crea escribiendo, en la celda campo de una columna vacía de la rejilla QBE, el nombre que  deseas darle y la operación matemática que realizará el programa para calcular los datos; ambos datos deben ir separados por el carácter dos puntos (:). Si en la operación matemática, el programa va a tomar valores introducidos en un campo de la tabla, el nombre de éste ha de escribirse entre corchetes.   Escribe en la celda Campo   Precio descuento: [precio]*0,9

3/\     Activa  ordenación Ascendente para el campo TítuloPelícula

4/\     Guarda como Oferta especial

  Consulta con función. 

1/\    Introduce todos los campos de la tabla Alquileres.

2/\    Agrega un nuevo campo calculado  y en genera la siguiente expresión .Aparece un campo indicando el mes de la fecha

3/\    Guardar como Alquileres  por días y meses.

 

2.9.2 Calcular parámetros estadísticos

   Consulta.

1/\    De la tabla Alquiler, los campos Cliente y TituloPelícula; de la tabla Clientes: ApellidosNombreCliente  y  de la tabla Películas el campo Precio en la rejilla QBE

2/\    Comprueba si la rejilla QBE contiene la fila Total. En caso contrario, haz clic sobre el botón Botón Totales de la zona Mostrar u ocultar de la ficha Diseño de consultas. Este botón añade, en la rejilla QBE, la fila Total que, por defecto, muestra en todas sus celdas el operador Agrupar por.

3/\    Haz clic sobre la celda Total del campo TítuloPelícula, selecciona la opción Cuenta.

4/\    Haz clic sobre la celda Total del campo Precio y selecciona la opción Suma,

5/\    Guarda con el nombre Gasto de los Clientes.

 Consulta. 

1/\    De la consulta Alquileres  por días y meses introduce los campos Mes y Titulo

2/\    Haz clic sobre la celda Total del campo TítuloPelícula, selecciona  la opción Cuenta.

3/\    Guarda con el nombre Películas alquiladas al mes.

 

2.9.3. Crear consultas de selección interactivas

Para realizar una consulta interactiva hay que introducir en el criterio una cuestión entre [ ].

 

 Realiza  la siguiente consulta interactiva 

1/\    De la tabla Clientes, añade  los siguientes campos: NombreCliente, Apellidos,  Cod_postal y Localidad.

2/\    Activa la ordenación Ascendente para el campo Apellidos.

3/\    Introduce el criterio en el campo Cod_postal: [Introduce el código postal].

4/\    Guardar la consulta con el nombre Clientes por  localidad.

 

 Crea una consulta  interactiva:

1/\    De la tabla Alquileres, añade los siguientes campos: Cliente, TítuloPelícula, Fecha, de la tabla Clientes Cod_Cliente, NombreCliente.

2/\    Activa la ordenación Ascendente para el campo Apellidos.

3/\    Introduce el criterio en el campo Cod_Cliente: [Introduce Código cliente;]

4/\    Guarda  la consulta con el nombre Alquiler por cliente.

 

 

2.7. Seleccionar registros que cumplan uno de varios criterios en un mismo campo

La introducción de varios criterios relacionados con el operador lógico “O” puede  realizarse escribiendo cada uno de ellos en una celda Criterios distinta, pero en la misma columna, o bien  en la misma celda de criterios separados por el carácter “O”