13.4. CREACIÓN DE CARTAS O DISTRIBUCIONES MASIVAS
Crea un documento principal que será el que contenga los datos comunes y el diseño, también puedes utilizar un documento existente.
A través de un ejemplo ilustraré los pasos para combinar correspondencia:
1\ Un documento principal, en este caso es la comunicación a los padres del importe del servicio de comedor de sus hijos. Crea un documento principal y guarda con el nombre “Comunicación Importe Comedor”, de características similares al siguiente:
2\ Documento de datos, Crea la siguiente tabla
|
Nombre del alumno |
Apellidos del alumno |
Curso |
Tratamiento |
Nombre del Responsable |
Importe |
|
David |
Egea Fernández |
4º C |
Sr. |
Julián |
65,03 |
|
Carlos |
Chiclano Fernández |
5ºC |
Sra. |
Consuelo |
71,25 |
|
Judit |
Egea Fernández |
6ºA |
Sr. |
Julián |
71,25 |
|
Amanda |
Blázquez Pérez |
2º B |
Sr. |
Luisa |
58,78 |
|
Alberto |
Blanco Sanz |
3ºC |
Sra. |
Elena |
71,25 |
|
Blanca |
Vicens Ros |
5ºC |
Sr. |
Juan |
65.03 |
|
Iván |
Robles Sedano |
4ºC |
Sr. |
José |
45,05 |
Guarda con el nombre Alumnos con servicios de comedor.
3\ En el documento principal, Comunicación Importe Comedor, activa la ficha correspondencia, y en la zona Iniciar combinación de correspondencia,
4\ Seleccionar destinatarios, elige Usar una lista existente, 
5\ Por defecto el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos, va a la ruta Mis archivos de origen de datos, obviamente puedes usar otra ubicación. Selecciona Comunicación Importe Comedor. Observa como se activan muchps de los comandos que permanecían inactivos.
6\ Para insertar los campos:
- Sitúa el punto de inserción donde quieras incluir un campo, en este caso en el cuadro de texto, Despliega
y selecciona Nombredel_alumno, pulsa espacio y repite pasos para seleccionar Apellidosdel_alumno, Intro y inserta curso,… repite la secuencia de pasos hasta insertar los campos que desees.
7\ Clic en la Vista previa de resultados de la zona con el mismo nombre. Visualizas una de las carta con los datos reales, si deseas ver el resto de cartas combinadas habrás de hacer clic en los botones 
(anteriores) ó 
(posteriores)
8\ El último paso seleccionado Editar documentos individuales…, crearás todos documentos combinados en un solo documento nuevo, que podrás guardar con otro nombre, y no se alterará con los posteriores cambios que realices en el documento principal, siguiendo el ejemplo puedes nombrar con octubre11.
- Si eliges la opción Imprimir documentos…, los documentos combinados se imprimirán directamente.
- En el caso de seleccionar Enviar mensajes de correo electrónico…, se enviarán por correo electrónico.
